Automatyczne rozliczanie otwartych pozycji konta rozliczeniowego księgi głównej

Rozliczenia, konto rozliczeniowe

Pamiętam jak praco- i czasochłonne było analizowanie zapisów na koncie np. świadczeń rzeczowych dla pracowników w starym systemie przed wdrożeniem SAP-a. Eksportowanie zapisów do Excela i sprawdzanie, które pozycje są już rozliczone, a które nie. Czy SAP usprawnił ten proces? Zdecydowanie tak. Co więcej mit, który się słyszało przed wdrożeniem „Jak wdrożą SAP-a, to wszystko będzie księgowało się samo” jest po części prawdziwy. Nie dość, że nie trzeba ręcznie wybierać pozycji do rozliczenia, to jeszcze można tak ustawić system, żeby transakcja uruchamiała się automatycznie w tle. Ale zacznijmy od początku…

Konto rozliczeniowe służy do rozliczenia złożonych operacji gospodarczych. Przykładem takiego konta mogą być konto rozliczenia świadczeń rzeczowych dla pracowników lub dostawy niefakturowane.

W trakcie operacji gospodarczych powstaje na koncie wiele zapisów po stronie Winien i Ma, których saldo wynosi zero. Generowanie raportów zawierających te pozycje i analizowanie ich jest stratą czasu. Na szczęście SAP daje nam możliwość rozliczenia tych pozycji i generowanie raportów, które pokażą nam jedynie nierozliczone pozycje składające się na saldo konta.

Można tego dokonać zarówno manualnie używając transakcji F-03 i F-04 lub automatycznie przy pomocy transakcji F.13.

Open Item Management

Należy pamiętać, że rozliczenia można dokonać jedynie na kontach, które mają w swoich ustawieniach zaznaczone pole Open Item Management. Możemy tego dokonać przy pomocy transakcji FS00:

Rozliczenie automatyczne w F.13

Transakcję F.13 możemy użyć na dwa sposoby: manualnie przy zaangażowaniu pracy ludzkiej lub w tle. W tym drugim przypadku będzie ona uruchamiana automatycznie zgodnie z ustalonym harmonogramem.

Żeby transakcja F.13 działała poprawnie, najpierw należy ustawić odpowiednie kryteria według, których system będzie wiedział, jakie otwarte pozycje rozliczyć. Do tego celu używamy transakcji OB74.

W zależności od rodzaju operacji gospodarczych i zaksięgowanych danych możemy ustawić różne kryteria, według których system będzie rozliczał otwarte pozycje. W przykładzie poniżej dla konta 191100 wybranym kryterium jest pole EBELN (Purchasing Document):

Jest to oczywiście tylko przykład. SAP daje nam wiele możliwości wyboru kryterium w zależności od potrzeb, wystarczy rozwinąć listę wyboru kryterium:

I tak jak widać powyżej nie musimy się ograniczać tylko do jednego kryterium.

Najpierw uruchomimy transakcję F.13 manualnie. Po jej otwarciu należy wypełnić ekran selekcji, w tym przykładzie rozliczamy otwarte pozycje konta 191100. Możemy ją uruchomić w trybie testowym (żeby sprawdzić, które otwarte pozycje zostaną rozliczone) zaznaczając pole Test run lub od razu w trybie produkcyjnym.

Po wciśnięciu przycisku Execute (F8) system sam rozlicza odpowiednie otwarte pozycje bez potrzeby ich ręcznego wyboru:

Wynik rozliczenia w F.13

A jak to wygląda w raportach? Poniżej lista wszystkich pozycji dla konta:

A także tylko tych otwartych:

Jak widać jest zdecydowanie mniej pozycji do analizowania i szybko wiadomo co składa się na saldo konta.

F.13 jako zadanie w tle

Przy pomocy transakcji SM36 możemy zdefiniować uruchamianie transakcji F.13 w tle. Dzięki temu konto może być rozliczane automatycznie. Ale w pierwszym kroku musimy utworzyć wariant w transakcji F.13 z jej uruchomieniem w tle. Ponownie uzupełniamy ekran selekcji (tak jak przy ręcznym uruchomieniu), a następnie tworzymy wariant korzystając ze ścieżki: Go -> Variants -> Save as Variant…

Jesteśmy przekierowani do ekranu gdzie uzupełniamy nazwę i opis wariantu oraz zaznaczamy pole Only for Background Processing.

Jeżeli wszystkie dane są uzupełnione zapisujemy.

A jak już jesteśmy przy wariantach, to przy okazji kilka wskazówek, które mogą być przydatne przy tworzeniu wariantów do raportów.

Jeśli zaznaczymy pole Only for Background Processing raport będzie można uruchomić tylko w tle. Zaznaczenie pola Protect Variant spowoduje, że jego zmiana będzie możliwa tylko przez osobę, która go stworzyła. Zaznaczenie danych w kolumnie Protect field spowoduje, że nie będzie możliwa zmiana tych danych na ekranie selekcji. Natomiast zaznaczenie danych w kolumnie Hide field spowoduje, że to pole w ogóle nie będzie widoczne na ekranie selekcji.

Następnie sprawdzamy jaki program jest użyty w transakcji F.13. W tym celu otwieramy transakcje i z paska menu wybieramy System -> Status:

Otwieramy transakcję SM36, wpisujemy nazwę w polu Job Name, w tym przypadku na przykład 191100_clearing:

Następnie wybieramy przycisk Step i na następnym ekranie wpisujemy nazwę programu używanego w transakcji F.13 oraz wybieramy wcześniej utworzony wariant.

Przyciskamy Check i Save

Wracamy zieloną strzałką (Back) i wybieramy przycisk Start condition

a następnie przycisk Date/Time.

Pojawiają się pola do uzupełnienia

Uzupełniamy datę i godzinę od kiedy transakcja ma być automatycznie uruchomiana, zaznaczamy pole Periodic Job i przyciskamy Period values

Wybieramy z jaką częstotliwością transakcja ma być uruchomiana

Wybieramy Check oraz Save i na następnym ekranie jeszcze raz Check i Save

Ponownie zapisujemy wybierając dyskietkę (Save). Otrzymujemy komunikat

F.13 – kontrola zadań w tle

W transakcji SM37 możemy zobaczyć szczegóły wykonania transakcji w tle. Po otwarciu możemy zdefiniować jakie dane i za jaki okres chcemy zobaczyć

Po wciśnięciu Execute widzimy listę transakcji uruchomionych w tle

Wybierając Spool możemy zobaczyć szczegóły

A klikając w ABAP List możemy zobaczyć wynik uruchomionej transakcji

Jak widać poniżej pozycje konta są rozliczone (raport został wygenerowany dla wszystkich pozycji otwartych i rozliczonych)

Jeżeli wygenerujemy raport jeszcze raz, tylko dla otwartych pozycji, to te dwie linie nie będą w nim widoczne. A jeżeli zaksięgujemy na koncie nowe pozycje, to SAP automatycznie je rozliczy zgodnie z zaplanowanym harmonogramem.

I takim sposobem mamy czas na kawę, skoro SAP za nas księguje 😊

Zostaw komentarz

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.