Inwentaryzacja WM – dokument papierowy vs. urządzenie RF

Jak sprawnie przeprowadzić inwentaryzację magazynu, z którego zaopatrujemy produkcję? Proces inwentaryzacji jest dużym kosztem dla firmy, ponieważ zawsze w takim przypadku wiąże się on z wstrzymaniem produkcji, nadgodzinami i całą stertą papierowych dokumentów. Arkusze spisowe w świetle prawa są dokumentem ścisłego zarachowania, więc drukując je należy pamiętać, aby nie wkradł się żaden błąd, np. dotyczący numeracji arkuszy. Poza tym sam przebieg inwentaryzacji wymaga dużego nakładu pracy dla osób wprowadzających i liczących. To z kolei powoduje, iż przed każdą inwentaryzacją należy przeszkolić pracowników wprowadzających dane do SAP z prawidłowego używania transakcji do tego służących.

Może warto pomyśleć o implementacji mobilnych urządzeń komunikujących się z SAP? Jakie można uzyskać korzyści z przejścia z inwentaryzacji papierowej na mobilną? Poniżej znajduje się porównanie obydwu metod na żywym przykładzie.

Przygotowując inwentaryzację (bez względu na to jaką metodą) należy pamiętać o tym, aby potwierdzić wszystkie zlecenie przeniesienia, ponieważ SAP nie pozwoli na aktywację inwentaryzacji na miejscu, dla którego istnieje otwarte zlecenie przeniesienia. W związku z tym, przed rozpoczęciem procesu inwentaryzacji, należy skorygować wszystkie błędy krytyczne widoczne w transakcji LL01. Po skorygowaniu błędów i potwierdzeniu wszystkich otwartych zleceń przeniesienia można zabierać się za drukowanie dokumentów inwentaryzacyjnych.

Sam proces tworzenia dokumentów inwentaryzacyjnych w SAP nie był nigdy skomplikowany. Bardziej problematyczne było zapanowanie nad obiegiem arkuszy, które zostały przekazane pracownikom liczącym. Dlatego pracownik odpowiedzialny za przygotowanie inwentaryzacji sporządzał dodatkowo plik Excel, w którym prowadził ewidencje arkuszy (wydanych i zwracanych). Wydanie arkuszy wiązało się z kolejnymi biurowymi czynnościami. Każdy przewodniczący grupy liczącej musiał pokwitować odbiór pakietu arkuszy, potwierdzając pobór odpowiedniego zakresu numerów itd. W związku z tym, że w arkuszu wygenerowanym przez SAP, miejsca składowania zawierają materiał, który zgodnie z systemem, obecnie tam się znajduje, brakuje tam rubryki potrzebnej do wpisania materiału dodatkowego (np. gdy zgodnie z systemem na miejscu składowania “X” powinien znajdować się tylko jeden indeks materiałowy “A”, ale fizycznie znajdują się dwa indeksy A i B). Dodatkowe zapiski na standardowym arkuszu nie były czytelne dla pracownika wprowadzającego. W związku z tym przed wydrukiem arkusza docelowego (z SAP) drukowano arkusze w Wordzie i dopiero na nie, nadrukowywano już te arkusze utworzone w systemie. Łatwiej to zobrazuje poniższy rysunek:

Arkusze przygotowane w taki sposób znacznie ułatwiały pracę osobom wprowadzającym. Jedynym bardzo dużym minusem było samo przygotowanie arkuszy drukowanych trzykrotnie. Pierwsza strona w Wordzie, później druk na odwrocie i na takim dokumencie ponownie nadrukowywany był dokument z SAP. Czas przygotowania wszystkich arkuszy pochłaniał bardzo dużo czasu. Bardziej obrazuje to poniższy diagram:

Powyższy rysunek przedstawia trzy punkty widzenia dla procesu inwentaryzacji, tj.:
• A – poziom pracownika biurowego odpowiedzialnego za zamknięcie wszystkich otwartych zleceń przeniesienia i korektę wszystkich nieprawidłowych ruchów w WM (transakcja LL01), a także wydruk dużo ponad 1000 arkuszy. Każdy z arkuszy przekładany jest w drukarce trzykrotnie (2 razy wydruk z MS-Word i 1 raz z SAP ERP). To daje wynik około 5000 kartek. Dodatkowo pracownik przygotowuje pliki z ewidencją wydawanych i przyjmowanych arkuszy.
• B – poziom pracownika liczącego. Po przeliczeniu miejsca składowania pracownik wprowadza dane w arkusz spisowy. Po przeliczeniu sprawdza arkusz i zdaje osobie zbierającej.
• C – poziom pracowników wprowadzających dane do systemu. Każdy z pracowników przed wprowadzaniem odbywa szkolenie przypominające.

Diagram przedstawia przybliżoną liczbę godzin dla inwentaryzacji przeprowadzonej etapowo (kilkudniowej) więc aby mieć podgląd na czas realizacji całego procesu inwentaryzacji należy przemnożyć liczbę godzin przez kilka dni. Czerwone kwadraty na diagramie nie są dziełem przypadku. Zostały oznaczone tym kolorem w celu wskazania elementów, których można było się pozbyć dzięki implementacji urządzeń mobilnych RF.

Jak wygląda proces inwentaryzacji przy użyciu urządzeń RF? Obrazuje to poniższy diagram.

 

Porównując oba diagramy można zauważyć, że zredukowano ilość kroków z 14 do 5 (z czego ten piąty krok, odbywa się w tle, bez udziału pracownika).

A teraz jak wygląda taki proces systemowo?

Aktywacja inwentaryzacji:

Metoda papierowa:

Wykonując inwentaryzację starą metodą najpierw należy przejść do transakcji LX15 lub LX16, następnie aktywować inwentaryzację na wybranym zakresie miejsc. Należy pamiętać o tym, że aktywacja zakresu miejsc lub wybranego typu magazynu, powoduje ich blokadę i nie są możliwe na tych miejscach już żadne ruchy systemowe. Istnieje ryzyko, że jeśli inwentaryzacja będzie trwała zbyt długo, nie możemy jej przerwać w dowolnym momencie dopóki nie skończymy liczenia. Po aktywacji dokumentów inwentaryzacyjnych dokonujemy ich wydruku w kolejnej transakcji: LI04.

Metoda RF:

Wystarczy zeskanować miejsce składowania. Na zeskanowanym miejscu aktywuje się inwentaryzacja. Nie są drukowane żadne papierowe dokumenty. W tle tworzy się numer dokumentu inwentaryzacyjnego dla tego jednego miejsca składowania. W tym przypadku można wnioskować, że doszło więcej pracy osobom liczącym, ponieważ muszą wykonać skan. Ten wniosek jednak jest błędny, ponieważ można przygotować takie kody kreskowe, po których zeskanowaniu system będzie proponował zakres miejsc do inwentaryzacji. Wtedy jednym skanem system sam narzuci kolejność miejsc. Jak to wygląda w praktyce? Poniższy rysunek przedstawia regał z miejscami składowania i kod kreskowy odpowiedzialny za wczytanie miejsc do inwentaryzacji w wybranym zakresie (w tym przypadku regałowe przęsło).

 

W takim przypadku system zaproponuje miejsca zawarte w zakresie: numer magazynu 740, typ magazynu 704 i miejsce składowania zaczynające się od 718-01….. itd. Zaletą tego rozwiązania jest brak potrzeby blokowania całego wczytany zakresu miejsc. To prawda, że system proponuje kolejne miejsca, ale aktywacji inwentaryzacji dokonuje w czasie rzeczywistym. Jeśli liczymy miejsce “A” to na tym miejscu aktywowana jest inwentaryzacja. Dopiero po wprowadzeniu wyniku liczenia status inwentaryzacji jest zmieniany na zliczony, następuje zwolnienie blokady miejsca składowania i system wskazuje kolejne miejsce. Dopiero po potwierdzeniu przez pracownika wyboru kolejnego miejsca następuje jego blokada i aktywacja inwentaryzacji.

Wprowadzenie liczenia do systemu

Metoda papierowa: Pracownik wprowadzający przechodzi do transakcji LI11N, wprowadza wynik liczenia. Po wprowadzeniu liczenia miejsce składowania jest nadal zablokowane, ale policzone. Dopiero po wyksięgowaniu wprowadzonego liczenia w kolejnej transakcji (LX22) zostaje zdjęta blokada i zostaje zakończona inwentaryzacja tego miejsca składowania. Na koniec pracownik wprowadzający dokonuje wyksięgowania różnic w IM, w transakcji LI21.

Metoda RF: Pracownik wprowadza wynik liczenia. Wciska przycisk zapisz, następnie wyksięgowanie. Nie ma potrzeby korzystania z dwóch transakcji w celu wprowadzenia różnic i wyksięgowania. Pracownik liczący, praktycznie kilkoma kliknięciami, zastępuje kilka złożonych kroków z metody papierowej. Obrazuje to poniższy screen.

Przyciskiem z flagą dokonuje wyksięgowania różnic w WM. Pracownik nawet nie zdaje sobie sprawy, że w tle zwalnia się blokada z policzonego miejsca i ilość różnicy jest przenoszona na typ magazynu zdefiniowany jako różnice. System wyświetla propozycję aktywacji inwentaryzacji dla kolejnego miejsca w zakresie. Na koniec całej inwentaryzacji wystarczy dokonać wyksięgowania różnic w IM przy użyciu transakcji LI21.

Powyższe dowodzi, że drukowanie dokumentów inwentaryzacyjnych jest powielaniem pracy, ponieważ stosując terminale RF w systemie tworzy się pełna dokumentacja, którą w każdej chwili można wyświetlić, np. w transakcji LX22. Koszty nadgodzin i przygotowania inwentaryzacji, które nie przynoszą żadnej wartości dodanej, można zredukować poprzez zakup terminali RF i konfigurację aplikacji tak by współdziała z SAP. Ceny urządzeń RF nie są niskie, jednak korzyści z ich stosowania mogą bardzo szybko zrekompensować ich zakup. Dzięki temu można wyeliminować wiele marnotrawstwa generowanego przez brak odzwierciedlenia ruchów magazynowych w czasie rzeczywistym.

 

 

 

Komentarze o “Inwentaryzacja WM – dokument papierowy vs. urządzenie RF

    1. Faktycznie, rozwiązanie bardzo dobre. Czasami tak jest, że człowiek bardziej przejęty jest pracą, którą musi wykonać, zamiast pomyśleć o tym aby coś ulepszyć. Może się powtarzam, ale bardzo lubię ten dowcip: "Dyrektor widzi pracownika biegającego z pustą taczką i pyta: dlaczego Pan biega z pustą taczką. Na co pracownik odpowiada: nie mam czasu załadować". Drugie podejście to: "po co coś zmieniać, przecież tak było od zawsze". Nikt się nad tym nigdy nie zastanawiał a szkoda, bo Twoje rozwiązanie na pewno zaoszczędziło by wiele pracy :)))

    1. Dziękuje bardzo za pozytywną opinię. Korzyści z automatyzacji naprawdę były przeogromne. Jedyną trudnością związaną z automatyzacją inwentaryzacji, był lekki przejaw negatywizmu spowodowanego strachem przed nowym. Jednak po przeszkoleniu pracowników inwentaryzacja online okazała się przyjemna i miła. No może, dużym minusem dla pracownika był brak możliwości zaliczenia nadgodzin 😉 Drugim wielkim pozytywem była możliwość wykorzystania wszystkich możliwych urządzeń typu laptop czy tablet (bez konieczności zakupu dodatkowych terminali). Dzięki temu można było przeprowadzić inwentaryzację za pośrednictwem przeglądarki internetowej na wielkim ekranie 🙂

Zostaw komentarz

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.