Jak połączyć planowanie, realizację i analitykę w sprawny, zintegrowany łańcuch dostaw?

Implementacją systemów SAP w obszarach logistycznych i zarządzaniem projektami wdrożeniowymi zajmuję się już bez mała dwadzieścia lat. Przez cały ten czas nurtuje mnie nieustannie pytanie, dlaczego w oczach użytkowników ten system jest często postrzegany jako mało intuicyjny, niefunkcjonalny i dający relatywnie niską wartość biznesową. Krążą nawet anegdoty o typowej reakcji konsultanta na pytanie o konkretną funkcjonalność – „w standardzie SAP tego nie ma”. Jest to o tyle intrygujące pytanie, że ten system odniósł wielki rynkowy sukces i jest używany przez blisko trzysta tysięcy przedsiębiorstw w stu dziewięćdziesięciu krajach. Używany z powodzeniem przez przedsiębiorstwa z najróżniejszych branż, od przemysłu zbrojeniowego, przez bankowość i górnictwo po przemysł samochodowy i sprzedaż detaliczną. Czy jest możliwe, aby setki tysięcy klientów SAP po prostu się myliło i czyniło duże inwestycje w niesprawne oprogramowanie?

Dojrzałość informacyjna, czyli gdzie kończą się typowe wdrożenia

Ciekawe ujęcie powyższego problemu stanowią kwadranty dojrzałości informacyjnej przedsiębiorstwa.

Te kwadranty przedstawiają rosnącą umiejętność przedsiębiorstwa do utrzymywania, zarządzania informacją oraz budowania na jej podstawie realnej wartości biznesowej.

Pierwszy kwadrant to obszar porządkowania danych i utrzymywania prostej spójności informacji. Tutaj firma potrafi na bieżąco obsługiwać zaległe dokumenty, dane są wprowadzane do systemu na bieżąco lub z niewielkim tylko opóźnieniem, a użytkownicy wiedzą za jakie dane są odpowiedzialni i tę odpowiedzialność podejmują.

W drugim kwadrancie firma potrafi już efektywnie kategoryzować i priorytetyzować informacje, dane są precyzyjne, zgodne z rzeczywistością i poprawnie opisują realne procesy biznesowe, np. poziomy zapasów w SAP ERP odpowiadają rzeczywistym stanom magazynowym, czasy dostawy są zgodne z warunkami ustalonymi z dostawcami. Użytkownicy zaczynają zarządzać łańcuchem dostaw poprzez wyjątki i mają, być może jeszcze nieco ograniczone, zaufanie do działania systemu.

Trzeci kwadrant zajmują organizacje, które na bazie spójnych, realnych danych potrafią automatyzować swoje procesy, np. w zakresie zaopatrzenia i komunikacji z dostawcami, a te procesy mierzyć przy pomocy wskaźników efektywności (ang. Key Performance Indicators, KPI).

Przedsiębiorstwa, które wykorzystują SAP ERP i dane zawarte w systemie, do tworzenia realnej wartości biznesowej, potrafią precyzyjnie wskazać w jaki sposób wykorzystanie systemu tę wartość buduje, a także ten przyrost stale mierzą zajmują ekskluzywny czwarty kwadrant.

W moim przekonaniu ciągle zbyt duża ilość wdrożeń SAP ERP zatrzymuje się w kwadrancie pierwszym, a często nawet nie doprowadza organizacji w ten obszar. Sukcesem projektu jest wtedy umożliwienie trywialnego księgowania dokumentów, a integracja to proste połączenie ruchów magazynowych z księgowaniami finansowymi. Energia ludzi i budżet projektu jest marnotrawiony na budowanie indywidualnych rozszerzeń, zamiast skupienia na edukacji przyszłych użytkowników i zarządzania zmianą w firmie. Efekty są dwojakie. Po pierwsze, znaczna część standardowych funkcji SAP nie jest zupełnie wykorzystywana, a są to funkcje, za które już płacimy w ramach kosztów licencji. Po drugie, użytkownicy znają i wykorzystują tylko wąski zakres możliwości systemu i przede wszystkim nie rozumieją jego integracji. W efekcie tak wdrożony system szybko obrasta licznymi dodatkowymi aplikacjami, własnymi rozszerzeniami i arkuszami kalkulacyjnymi.

Spójrzmy na przykład choćby jednej z takich rzadko używanych funkcji i na jej możliwości.

Analizy zapasów, czyli potencjał nieużywanych raportów

Standardowa instalacja SAP ERP, bez żadnych dodatkowych rozszerzeń czy konfiguracji zawiera m.i. następujące raporty umożliwiające efektywną identyfikację potencjalnych korzyści w gospodarce zapasami:

  • Zapas bieżący
  • Zapas średni
  • Zapasy martwe
  • Pozycje trudno zbywalne
  • Rotacja zapasów
  • Zakres pokrycia wg zużycia
  • Zakres pokrycia wg zapotrzebowań
  • Wartości zużycia
  • Wartości zapotrzebowań

Zarówno ekran selekcji, układ jak i możliwości analityczne tych raportów są zunifikowane, co znakomicie ułatwia ich wykorzystanie. Poniższa ilustracja pokazuje ekran selekcji, wynik i grafy transakcji MC49 “zapas średni”:

Wyniki raportów są automatycznie sortowane wg wartości np. od materiałów o najwyższej wartości zapasów do najniższej. Obok wartości system prezentuje udział procentowy materiału w sumarycznej wartości oraz procentową sumę narastającą. Ta ostatnia kolumna umożliwia szybki wybór tych materiałów, gdzie można zrealizować największe oszczędności. Analiza ABC wg dowolnie definiowanej strategii oraz klasyfikacja stanowią dodatkowe narzędzia analityczne zintegrowane z każdym z powyższych raportów. Ponadto wyniki można wzbogacić o informację o bieżącym zapasie oraz o szybki przegląd danych podstawowych materiału np. rodzaj planowania MRP, kontrolera MRP czy grupę zaopatrzeniową.

Każdy z powyższych raportów umożliwia prezentację szczegółowych danych o wybranym materiale w formie tabelarycznej (przegląd ruchów magazynowych, skumulowanych przyjęć czy zapasów) lub w formie graficznej (wykres skumulowanych przyjęć i wydań, czy wykres poziomów zapasów):

 

Dlaczego nie korzystać z tych raportów, skoro są już w Państwa systemie od zawsze?

“Logistyka a Jakość”, 2/2015

Komentarze o “Jak połączyć planowanie, realizację i analitykę w sprawny, zintegrowany łańcuch dostaw?

  1. Przykład wykorzystania klasyfikacji ABC do planowania materiałów. Na podstawie standardowych struktur określenie dla materiałów klasyfikacji ABC, np ile było sprzedaży w okresie, lub częstotliwość – chyba nawet bardziej odpowiednie. W zależności od nadanego wskaźnika można ustawić automatycznie (z tabelka) jaki typ Mrp ma się podstawiac. Dla drogich, i ważnych materiałów (A) może to być standardowe PD z wielkością partii Ex. Dla tańszych z większym zapasem i dla których można włączyć automatyzacje ( C i może już B, jak wyjdzie z analizy) można dać V2 czyli planowanie na podstawie prognoz, punktów ponownego zamówienia i zapasu min. (tu to i tak cześć punktu ponownego zamówienia). Oczywiście odpowiednie wyliczenia prognoz, automatyczne ustalanie ponownego punktu i zapasu bezpieczeństwa. Duża oszczędność czasu dla dużego magazynu. Dużo standardu i małe z-dodatki.

    1. Oczywiście na podstawie klasyfikacji ABC można próbować budować automatyczne określanie parametrów MRP. Moim zdaniem jednak MRP jest zbyt ważnym obszarem, aby jego parametry automatyzować. Za ustawienia MRP powinien być odpowiedzialny kontroler MRP. Ta osoba na bieżąco śledzi sytuację na swoich indeksach i powinna dopasowywać do niej dane podstawowe materiału we wglądach MRP. Automaty mają to do siebie, że się o nich zapomina, działają gdzieś w tle i nikt ich nie kontroluje, co prowadzi do syndromu "system tak zrobił" – pisałem o tym syndromie wcześniej.

Zostaw komentarz