Optymalizacja zarządzania zapasami w SAP ERP

Jak odblokować wartość w łańcuchu dostaw?

Czy utrzymywane są optymalne poziomy zapasów? Czy łańcuch dostaw jest efektywnie zarządzany? To pytania, na które chcą znać odpowiedź prawie wszystkie przedsiębiorstwa. Jednak odpowiedzi na nie są często diametralnie różne, w zależności od raportów prezentowanych na spotkaniach zarządczych. Tak się dzieje nawet w firmach wykorzystujących zintegrowane systemy zarządzania, takie jak SAP ERP. Moim zdaniem źródłem tego problemu są raporty budowane poza systemem, w Excelu. Każde spotkanie omawiające te raporty zaczyna się od burzliwego ustalenia czyj arkusz jest właściwy, czyj raport prezentuje prawdziwszą prawdę.

Standardowe raporty SAP ERP do zarządzania zapasami

Praprzyczyną jest całkowicie fałszywe przekonanie, że SAP ERP nie posiada odpowiednich raportów. W niniejszym artykule przedstawiam zestaw narzędzi pozwalających raportować zapasy bieżące, średnie, zapasy martwe, rotację zapasów i pozycje trudno zbywalne, a także zakresy pokrycia. Te narzędzia są dostępne w każdym systemie SAP ERP, ich użycie nie wymaga żadnych dodatkowych nakładów czy licencji. Po prostu są i czekają na wykorzystanie.

Wszystkie raporty znajdziemy w głównej ścieżce menu: Systemy informacyjne → Logistyka → Gospodarka zapasami → Materiał → Zestawienia dokumentów:

Każdy z nich ma bardzo podobny ekran selekcji, format wyświetlania wyników oraz te same funkcje interaktywne, co znakomicie ułatwia ich sprawne wykorzystywanie. Zacznijmy przykładowo od ekranu selekcji raportu obrotu magazynowego:

Ramka „Obiekty do analizy” definiuje jednostki organizacyjne, dla których jest wykonywany raport. Najczęściej raporty są analizowane na poziomie poszczególnych zakładów. Zaznaczenie pola „Wszystkie zakłady łączenie” powoduje, że raporty pokazują sumaryczne rezultaty dla wszystkich zakładów.

Bogate opcje selekcji indeksów materiałowych w ramce „Obszar analizy” pozwala na precyzyjne zdefiniowanie zakresu działania raportów. Dodatkowo ramka „Zakres listy rankingowej” umożliwia zawężenie rezultatów raportu do wybranych pozycji i szybkie odnalezienie indeksów, których zarządzanie wymaga optymalizacji.

Statystyka zużycia materiałów

Polem wymagającym dodatkowego komentarza jest „Dzienne zużycie”. To pole pojawia się na ekranie wszystkich raportów wykorzystujących dane o zużyciu (konsumpcji) indeksów materiałowych, czyli np. raport obrotów czy raport pozycji trudnozbywalnych. System SAP ERP dla każdego indeksu automatycznie tworzy statystykę konsumpcji. Można ją wyświetlić w danych podstawowych materiału (transakcja MM03) w ostatniej zakładce w danych dodatkowych. Statystyka jest agregowana w zadanym okresie tj. w dniach, tygodniach, miesiącach czy okresach obrachunkowych. Omawiane raporty odczytują dane zużycia z powyższej statystyki, kiedy pole „Dzienne zużycie” nie jest zaznaczone. Jeśli jest zaznaczone, zużycie jest obliczane na podstawie dokumentów materiałowych. Sugeruję wykonywanie raportów z wyłączeniem pola „Dzienne zużycie”, wtedy raporty działają znacznie szybciej, choć za cenę nieco mniej precyzyjnych rezultatów. Kiedy uczę użytkowników SAP wykorzystywania tych raportów, często okazuje się, że okresy agregacji statystyk zużycia są niepoprawnie ustawione i statystyka wymaga odświeżenia. Opis procedury odświeżania jest opisany w nocie: 1832196 „General information on consumption update MVER/DVER”.

Analiza wyników raportów

Poniżej przykład wyniku listy zapasów bieżących:

Sumaryczna wartość zapasów jest wyświetlana w nagłówku, a sama lista  jest automatycznie sortowana malejąco wg wartości zapasu poszczególnych indeksów. Ostatnie dwie kolumny prezentują odpowiednio procentowy udział indeksu w sumarycznej wartości zapasów oraz udział skumulowany. Szczególnie użyteczna jest ta ostatnia kolumna, która umożliwia wygodne zawężenie zakresu indeksów do dalszej analizy. W powyższym przykładzie widać, że pierwsze 10 indeksów odpowiada za prawie 50% wartości zapasów. Zatem ten obszar należy analizować dokładniej, gdyż daje on największe możliwości optymalizacji.

Te sam format prezentacji wyników obowiązuje we wszystkich prezentowanych raportach. Wszystkie zawierają te same funkcje interaktywne m.in. analizę ABC, klasyfikację i wyświetlanie szczegółów.

Analiza ABC

Analiza ABC jest szczególnie przydatnym narzędziem do wybrania obszaru wymagającego optymalizacji w łańcuchu SCM, obszaru gdzie zgodnie z zasadą Pareto leżą największe korzyści. SAP ERP umożliwia budowanie segmentów ABC wg ilości lub udziału procentowego oraz określenie ich granic na podstawie ilości indeksów materiałowych lub wartości, a granice przedziałów mogą być dowolnie definiowane. SAP ERP domyślnie proponuje klasyczny podział 70/20/10:

Wynik analizy ABC jest prezentowany w formie interaktywnej listy:

Dwukrotne kliknięcie na segment wyświetla odpowiednie indeksy materiałowe wraz z ich wartościami np. zapasu, zapasu średniego itd. Wykres grafiki sumy umożliwia szybką wizualną ocenę skuteczności zastosowanej strategii ABC:

W moim przekonaniu najskuteczniejszym narzędziem analizy jakości zarządzania zapasami poszczególnych indeksów materiałowych są wykresy skumulowanych przyjęć i wydań oraz poziomu zapasów, dostępne w opcji „Szczegóły”. Wszystkie wykresy prezentują całkowitą historię wybranego indeksu. Spójrzmy na przykład skumulowanych przyjęć (linia biała) i wydań (linia zielona).

Wykres wydań pokazuje w miarę stabilną konsumpcje w okresie od marca do września (przerywana żółta linia) i wzrost w listopadzie i grudniu (przerywana niebieska linia) wynikający najprawdopodobniej z sezonowości. Choć konsumpcja (popyt) na ten indeks jest dość przewidywalna (stałe nachylenie zielonego wykresu w obu okresach), to podaż (wykres biały) tego indeksu jest zarządzana w nieoptymalny sposób – widać nadmierne budowanie zapasów (maj i lipiec); długi, pięciomiesięczny okres (lipiec – listopad) braku działań podażowych, którego skutkiem jest braki zapasów w październiku i listopadzie. Wykres czerwony u samego dołu obrazuje poziomy zapasów. Widać tutaj znaczne możliwości poprawy.

Spójrzmy na jeszcze jeden przykład analizy tym razem samego wykresu zapasów i rezultat jaki udało się osiągnąć po wdrożeniu działań optymalizacyjnych:

W niniejszym artykule pokazałem podstawowe możliwości zestawu standardowych raportów w systemie SAP ERP. Stanowią one potężne narzędzia do wyszukiwania obszarów możliwej optymalizacji łańcucha dostaw oraz analizowania danych historycznych. Najważniejsze jest to, że wykorzystanie tych raportów sprowadza dyskusję o stanie łańcucha SCM do danych zawartych w SAP ERP, do faktów, które we wszystkich działach firmy są takie same. Wystarczy tylko mieć odwagę spojrzenia prawdzie w oczy i zmierzenia się z faktami.

“Logistyka a Jakość”, 3/2015

Komentarz o “Optymalizacja zarządzania zapasami w SAP ERP

  1. Bardzo trafny i ważny artykuł. Może warto tylko dodać, ze po takiej analizie ABC , indeksy materiałowe powinny być odpowiednio ustawione do planowaniu MRP. Te z klasyfikacją czyli wazne/drogie planować dokładnie i pod kontrolą czyli np PD z dokładną ilością partii zamówienia. A te z BC z prognoza i punktem ponownego planowania np V2. Takie mniej ważne/tańsze produkty mogą być planowane przez system. Oczywiście kontroler MRP powinien nadzorować odpowiednie przypisanie co jakiś czas.

Zostaw komentarz

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.