Procesy inwentaryzacji w SAP Warehouse Management

Proces fizycznej inwentaryzacji magazynu jest kojarzony przede wszystkim z wymaganiami prawnymi i koniecznością zamknięcia całego magazynu przynajmniej raz na dwa lata. Podczas wdrożeń, zwłaszcza kiedy zaczynają gonić terminy i nieuchronnie zbliża się termin startu produktywnego inwentaryzacja często „spada z agendy”, jako proces w pewnym sensie poboczny i pomocniczy. Moim zdaniem warto jednak dobrze zrozumieć jak działa inwentaryzacja w module SAP Warehouse Management i potraktować ten proces nie tylko jako uciążliwy obowiązek narzucony przez ustawę o rachunkowości, ale raczej jako mechanizm pozwalający na bieżąco korygować i podnosić rzetelność zarządzania zapasami magazynowymi. Wtedy wymogi ustawowe zostaną spełnione niejako przy okazji, bez dodatkowego nakładu pracy.

Moduł SAP Warehouse Management jest rzadko wdrażany od razu podczas początkowej implementacji systemu SAP ERP. Raczej jest uruchamiany później kiedy funkcjonowanie pozostałych modułów systemu w tym SAP Materials Management jest już ustabilizowane. Takie podejście jest całkowicie naturalne i prawidłowe, gdyż pozwala zmiany w przedsiębiorstwie implementować w sposób stopniowy i łagodny. Z punktu widzenia inwentaryzacji jednak stanowi to pewne wyzwanie, gdyż moduł SAP Materials Management i SAP Warehouse Management obsługują ten proces zupełnie inaczej – innymi transakcjami, a przede wszystkim wg odmiennej logiki. SAP MM prowadzi inwentaryzuję na poziomie poszczególnych indeksów materiałowych, natomiast w SAP WM inwentaryzowane są lokalizacje magazynowe. To pozornie subtelna różnica, ale w przynajmniej jednym projekcie wdrożenia SAP WM wymagała interwencji na poziomie dyrektora finansowego, którego decyzja była niezbędna do zaprzestania bezcelowych wysiłków zmierzających wymuszenia w SAP WM inwentaryzacji na poziomie indeksu.

Integracja inwentaryzacji magazynowej w systemie SAP ERP

W jednym w pierwszych artykułów z cyklu SAP ERP publikowanych na łamach „Nowoczesnego Magazynu” przedstawiałem struktury organizacyjne Gospodarki Magazynowej w formie następującego diagramu.

Rys. 1 Struktury organizacyjne SAP Warehouse Management

Z powyższego diagramu wynikają następujące stwierdzenia:

  1. Moduł SAP Warehouse Management jest aktywowany na poziomie składu (tutaj zapas w składzie A jest zarządzany w SAP WM). Zatem cały zapas i wszystkie procesy w takim składzie są obsługiwane w SAP WM. Dotyczy to również procesów inwentaryzacji.
  2. Aktywowanie SAP WM dla składu powoduje, że procesy inwentaryzacji są obsługiwane przez moduł SAP Warehouse Management. Wykorzystanie transakcji inwentaryzacyjnych modułu SAP Materials Management przestaje być możliwe.
  3. Moduł SAP Warehouse Management obsługuje przesunięcia między lokalizacjami (fizycznymi oraz logicznymi). Jednak te przesunięcia nie zmieniają sumarycznym poziomów zapasów i są rejestrowane tylko ilościowo. Wszelkie zmiany poziomu zapasu i jego wartości są rejestrowane przez księgowania w module SAP Materials Management. Ten fakt ma bardzo istotne znaczenie dla rozliczania różnic inwentaryzacyjnych, a czym później.
  4. Dla inwentaryzacji szczególne znaczenie ma typ magazynu 999 w standardowej konfiguracji. Jest to logiczny typ magazynu, gdzie są rejestrowane różnice inwentaryzacyjne.

Spójrzmy jak proces inwentaryzacji w SAP Warehouse Management jest zintegrowany ze strukturami organizacyjnymi oraz z pozostałymi modułami SAP ERP.

Rys. 2 – Integracja procesu inwentaryzacji SAP WM ze strukturami organizacyjnymi

Bardzo ramowo rzecz ujmując proces inwentaryzacji składa się z trzech kroków:

  1. Tworzenie dokumentu inwentaryzacyjnego, przeprowadzenie spisu z natury oraz wprowadzenie wyników spisu do systemu. W tym kroku najpierw zamykane są wszystkie zlecenie przeniesienia (operacje magazynowe) dotyczące inwentaryzowanych lokalizacji. Następnie dla tych lokalizacji jest tworzony i aktywowany dokument inwentaryzacyjny. Rozdzielenie tworzenia i aktywacji pozwala z wyprzedzeniem przygotować wszystkie dokumenty, a następnie na ich podstawie uruchomić inwentaryzację w ściśle określonym momencie. Jest to o tyle istotne, że podczas inwentaryzacji lokalizacje są zablokowane, tj. nie można w tych lokalizacjach wykonywać żadnych ruchów magazynowych. Spis z natury jest wprowadzany do systemu w referencji do dokumentu inwentaryzacyjnego. Spis można wprowadzić po prostu ręcznie, zaimportować z pliku lub przeprowadzić przy pomocy radiowych terminali danych i kodów kreskowych. Wprowadzenie spisu z natury kończy pierwszy krok i stanowi podstawę do rozliczenia różnic inwentaryzacyjnych. Naturalnie mamy tutaj jeszcze możliwość wywołania ponownego zliczania dla pozycji ze zbyt dużymi odchyleniami.
  2. Krok drugi to rozliczenie różnic inwentaryzacyjnych w module SAP Warehouse Management. Napisałem wcześniej, że ten moduł nie zmienia poziomów zapasów oraz rejestruje przesunięcia tylko ilościowo. Konsekwentnie rozliczenie różnic inwentaryzacyjnych nie zmienia sumarycznego poziomu zapasu w składzie oraz nie powoduje skutków finansowych. Jak zatem są rozliczane różnice, skoro nie zmieniają sumarycznego poziomu zapasu? SAP Warehouse Management przesuwa po prostu różnice do logicznego typu magazynu o numerze 999 w standardowej konfiguracji. W typie 999 różnice są rozmieszczane w logicznych lokalizacjach, których numer odpowiada numerowi rozliczanego dokumentu inwentaryzacyjnego lub numerowi zinwentaryzowanej  fizycznej lokalizacji. W ten sposób obsługiwane są zarówno różnice dodatnie jak i ujemne. Przykładowo jeśli spis z natury wykazał w fizycznej lokalizacji niedobór (ilość rzeczywista jest mniejsza od ilości systemowej – różnica dodatnia), wtedy rozliczenie spowoduje przesunięcie „nadmiaru” z lokalizacji fizycznej do logicznego typu 999. Tym samym ilość systemowa w lokalizacji fizycznej zostanie zmniejszona i uzgodniona z ilością spisaną, a w typie 999 pojawi się dodatnia różnica. Ten proces działa dokładnie analogicznie w drugą stronę w przypadku różnic ujemnych, czyli nadmiaru (ilość rzeczywista większa od ilości systemowej). Rozliczenie różnic w tym kroku odblokowuje inwentaryzowane lokalizacje. Z punktu widzenia inwentaryzowanej części magazynu proces dobiegł końca i można podjąć normalną pracę.
  3. Ostatni krok to rozliczenie różnic inwentaryzacyjnych w module SAP Materials Management. Ten krok modyfikuje wreszcie sumaryczne poziomy zapasów w składzie zgodnie z wynikami spisu z natury oraz odzwierciedla tę zmianę w module finansowo-księgowym.

Można zapytać dlaczego SAP ERP w taki skomplikowany, dwupoziomowy sposób rozlicza różnice inwentaryzacyjne. Jedna odpowiedź, wynikająca wprost z architektury systemu SAP ERP, może być taka: skoro zapasy są zarządzane na dwóch poziomach tj. w SAP Materials Management oraz w SAP Warehouse Management to również różnice inwentaryzacyjne są rozliczane na dwóch poziomach. Bardziej praktyczna, procesowa odpowiedź jest następująca: taki sposób rozliczania pozwala szybko skorygować poziomy zapasów w lokalizacjach magazynowych i uruchomić normalną pracę magazynu, a jednocześnie umożliwia spokojne wyjaśnienie różnic inwentaryzacyjnych przed ich ostatecznym zaksięgowaniem i odzwierciedleniem w wyniku finansowym przedsiębiorstwa. W mojej ocenie takie rozdzielenie operacji ściśle magazynowych od finansowo-księgowych jest sporą zaletą modułu SAP Warehouse Management.

Inwentaryzacja roczna i ciągła

Inwentaryzacja roczna i ciągła to dwa podstawowe procesy inwentaryzacji w module SAP Warehouse Management. Oba działają wg przedstawionego wyżej schematu tj. tworzenie i aktywacja dokumentu inwentaryzacyjnego, spis z natury i jego wprowadzenie do systemu, rozliczenie różnic. Oba procesy działają na poziomie lokalizacji magazynowych i zapewniają przynajmniej jednokrotne zinwentaryzowanie wszystkich lokalizacji w okresie sprawozdawczym. Inwentaryzacja roczna blokuje i zlicza wszystkie lokalizacje w typie magazynu od razu, w końcu okresu sprawozdawczego. Natomiast inwentaryzacja ciągła pozwala na rozłożenie zliczania stanu magazynu na cały okres sprawozdawczy i sukcesywne inwentaryzowanie lokalizacji w wybranych obszarach magazynu. Jeden i drugi proces zlicza każdą lokalizację tylko raz w okresie sprawozdawczym. Zatem oba procesy są nastawione raczej na spełnienie formalnych wymogów ustawowych niż na zapewnienie precyzyjnego zarządzania stanami magazynowymi w SAP ERP i bieżące korygowanie błędów.

Inwentaryzacja cykliczna

Pierwszym procesem inwentaryzacyjnym nastawionym bardziej na optymalizację zarządzania magazynem niż na spełnienie formalnych wymogów ustawowych jest inwentaryzacja cykliczna. Tutaj każdy indeks materiałowy jest klasyfikowany wskaźnikiem ABC, który określa częstotliwość zliczania. Indeksy o większej rotacji lub o większej wartości powinny być tutaj inwentaryzowane częściej.

Rys. 3 – Proces inwentaryzacji cyklicznej (źródło: SAP Help)

Sam proces inwentaryzacji przebiega analogicznie jak w przypadku inwentaryzacji rocznej czy ciągłej. Na podstawie wskaźników ABC i częstotliwości ich inwentaryzacji system określa lokalizacje, które powinny być zliczone i tworzy dokument inwentaryzacyjny. Dalej dokument jest aktywowany, zliczany, różnice są rozliczane. Proszę zwrócić uwagę, że mimo iż proces wychodzi od wskaźników ABC dla materiałów to jednak zliczane są całe lokalizacje, nawet jeśli te lokalizacje zawierają zapas innych materiałów niż te wybrane wg wskaźników ABC.

Rozwinięciem inwentaryzacji cyklicznej jest inwentaryzacja cykliczna na poziomie kwantów zapasu, gdzie faktycznie zliczany jest tylko zapas wybranych indeksów, a nie całe lokalizacje. Oprócz mniejszego nakładu pracy podczas spisu z natury to rozwinięcie blokuje na czas inwentaryzacji tylko wybrane indeksy, a nie całe lokalizacje. A także pozwala na normalną pracę magazynu, na przyjmowanie i wydawanie indeksów, które nie są objęte inwentaryzacją nawet z lokalizacji zawierających inwentaryzowane indeksy.

Pewnym wyzwaniem w procedurze inwentaryzacji cyklicznej może być prawidłowe opracowanie wskaźników ABC w danych podstawowych materiałów, zwłaszcza w dużych magazynach przechowujących liczne indeksy. SAP WM umożliwia tutaj zautomatyzowanie tego procesu i aktualizację wskaźników na podstawie analizy ABC przeszłej konsumpcji/zużycia materiału lub zaplanowanych zapotrzebowań/wydań. Służy do tego raport RMCBIN00, uruchamiany transakcją MIBC.

Inwentaryzacja podczas pierwszego rozmieszczenia

Ciekawą opcją optymalizacji inwentaryzacji i wplecenia jej w normalne procesy magazynowe jest inwentaryzacja podczas pierwszego rozmieszczenia. Podczas pierwszego w okresie sprawozdawczym rozmieszczania do lokalizacji objętej tą procedurą system niejako w locie, w tle tworzy dokument inwentaryzacyjny i oczekuje wprowadzenia spisu z natury dla tej lokalizacji. Wyniki spisu są zachowywane wraz z potwierdzeniem zlecenia przeniesienia na rozmieszczenie. Lokalizacja jest oznaczona jako inwentaryzowana w tym okresie sprawozdawczym. Wszelkie różnice inwentaryzacyjne są automatycznie rozliczane na poziomie SAP WM (por. krok nr 2 z pierwszej części artykułu).

Rys. 4 – Proces inwentaryzacji podczas pierwszego rozmieszczenia (źródło: SAP Help)

Ten proces inwentaryzacji jest szczególnie efektywny w obszarach magazynu, gdzie rozmieszcza się do pustych lokalizacji np. w magazynach regałowych. Wtedy zliczenie lokalizacji podczas rozmieszczenia jest trywialne i sprowadza się do potwierdzenia, że lokalizacja jest pusta.

Kontrola zapasu zerowego

O ile poprzednia procedura działa podczas rozmieszczenia, o tyle kontrola zapasu zerowego działa podczas potwierdzenia pobrania. Jeśli system stwierdzi, że potwierdzenie pobrania z lokalizacji objętej tą procedurą powoduje jej opróżnienie, zostanie wyświetlone okno do potwierdzenia zapasu zerowego. Magazynier ma możliwość potwierdzenia lub skorygowania zapasu w lokalizacji i zidentyfikowania superaty. Naturalnie podczas każdego innego potwierdzenia pobrania magazynier może zidentyfikować lokalizację jako fizycznie opróżnioną i tym samym zidentyfikować manko.

Rys. 5 – Inwentaryzacja przez kontrolę zapasu zerowego (źródło: SAP Help)

Podobnie jak poprzednio tak i tutaj,, po kontroli zapasu zerowego lokalizacja jest oznaczana jako zinwentaryzowana, a ewentualne różnice są automatycznie rozliczane do logicznego typu magazynu 999. Rozliczenie różnic z typu 999, skorygowanie sumarycznych poziomów zapasów i księgowe ujęcie tej korekty odbywa się w oddzielnej transakcji (por. krok nr 3 z pierwszej części artykułu).

Gorąco zachęcam do zgłębienia tajników procesów inwentaryzacji w SAP Warehouse Management, a zwłaszcza tych bardziej zaawansowanych procedur. Dzięki nim można uzyskać bardzo dużą rzetelność i wiarygodność zarządzania zapasami, a niejako zupełnie przy okazji spełnić formalne wymagania ustawy o rachunkowości.

Zostaw komentarz

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.