Rozliczanie zleceń płatniczych poprzez wyciąg bankowy

W poprzednich artykułach dotyczących programu płatności i zleceń płatniczych poruszane były tematy sposobów rozliczania płatności w SAP i koniecznych ustawień, aby system wygenerował prawidłowo zlecenie płatnicze. Ten artykuł będzie poświęcony zagadnieniu dotyczącym zleceń płatniczych, czyli ich rozliczaniu poprzez wyciąg bankowy.

Wyciągi bankowe mogą być rozliczane w systemie na kilka sposobów, najczęstsze z nich

  • Elektroniczny wyciąg bankowy i opracowanie – FEBAN
  • Manualny wyciąg bankowy – FF67
  • Manualne rozliczanie płatności – F-28 (przychodzące) F-53 (wychodzące)

Ten artykuł traktuje o pierwszej opcji – elektronicznym wyciągu bankowym, ponieważ w takim przypadku konieczne jest ustawienie systemu tak, żeby zlecenia płatnicze zostały znalezione automatycznie w opisie dostarczonego wyciągu bankowego.

Elektroniczny wyciąg bankowy oparty jest na regułach księgowania, które definiują ile jest obszarów księgowania (jeden bądź dwa), jaki jest użyty rodzaj dokumentu oraz jakie jest konto przeciwstawne dla księgowania bankowego.

Jako że zlecenia płatnicze rozliczają wartości płatności dokonane w programie płatności, reguła księgowania musi księgować na kontach osobowych (dostawca i odbiorca) z rozliczeniem.

Podstawowe ustawienia dostępne są pod ścieżką:

Rachunkowość finansowa (nowa) -> Księgowość bankowa -> Zdarzenia gospodarcze -> Obrót płatniczy -> Elektroniczny wyciąg z konta

OT83 – Przeprowadzanie ustawień podstawowych dla elektron. wyciągu z konta

Mapowanie kont w elektronicznym wyciągu bankowym następuje za pomocą symboli kont. Potrzebne są 1 symbole kont jeżeli księgowanie odbywa się przez dwa obszary (DB Konto Rozliczeniowe  – Bank CT oraz DB Dostawca – Konto Rozliczeniowe CT) bądź 1 symbol konta, jeżeli księgowanie odbywa się poprzez 1 obszar (DB Dostawca – Bank CT).

Obszar Symbol Konta DB Symbol Konta CT
1 BANK_OUT BANK
2 BANK_OUT

Następnie do Symboli kont przypisywane są konta. Maskowanie konta znakami ++++++++ oznacza, że system podstawi automatycznie konto KG banku własnego. Dodanie cyfry w maskowaniu oznacza, że system podstawi numer konta KG przypisanego do banku własnego i podmieni w nim znak we wskazanym miejscu. Konto wskazanie maskowaniem +++++++2 oznacza Konto rozliczeniowe wskazane wcześniej.

Następnie tworzone są reguły księgowania – najpierw opis, a potem definicja schematu księgowego.

Definicja schematu księgowania będzie zawierać 2 obszary księgowania, przy czym drugi będzie księgował z rozliczeniem (księgowania z rozliczeniem zawsze powinny być wykonywane w drugim obszarze):

W pierwszych obszarze następuje księgowanie między dwoma kontami bilansowymi:

W drugim obszarze następuje księgowanie z rozliczeniem (rodzaj księgowania 7) między kontem rozliczeniowym a niesprecyzowanym kontem dostawcy (bez kodu księgowania  – on już jest ustawiony w transakcji OBXH):

Następnie należy zmapować regułę księgowania do kodu operacji bankowej:

W powyższym przykładzie z góry założono, że wszystkie płatności wychodzące będą rozliczane poprzez zlecenia płatnicze. Dlatego też przypisano do każdej operacji bankowej interpretację, poprzez algorytm wyszukiwania zlecenia płatniczego (algorytm 029). Przeszukuje on opis płatności bankowej pod kątem numeru zlecenia płatniczego, jednak najpierw, podczas wczytywania elektronicznego wyciągu bankowego, należy podać zakres numerów zleceń płatniczych w sekcji ‘Algorytm’:

Definiowanie zakresów numerów zleceń płatniczych zostało wyjaśnione w poprzednim artykule dotyczącym konfiguracji programu płatności.

Skonfigurowane zakresy numerów należy poprzedzić prefiksem ZR, co zostało opisane w nocie serwisowej 2049057. W naszym przykładzie wpisane zostaną zakresy numerów od  ZR1000000000 do  ZR1999999999.

Co w przypadku, kiedy nie wszystkie płatności będą wykonywane poprzez zlecenia płatnicze? Również na to jest rozwiązanie, które moim zdaniem jest lepsze i bardziej uniwersalne.

W wielu płatnościach da się wyróżnić wzory, które pozwalają na automatyczną identyfikację różnych obiektów – np. dostawcy, MPKa, numeru konta przeciwstawnego. Takie wzorce można skonfigurować i przypisać do takiej kombinacji transakcji, żeby były automatycznie przetworzone w trakcie księgowania automatycznego wyciągu bankowego.

Jedną z opcji mapowania jest mapowanie algorytmu interpretacji. Taka możliwość została przestawiona poniżej w celu wskazania jak radzić sobie z ‘rozłączonymi’ numerami zleceń płatniczych.

Wzorce wyszukiwania konfigurowane są pod ścieżką:

Rachunkowość finansowa (nowa) -> Księgowość bankowa -> Zdarzenia gospodarcze -> Obrót płatniczy -> Elektroniczny wyciąg z konta

OTPM – Tworzenie wzorca wyszukiwania dla elektronicznego wyciągu z konta

Wzorce wyszukiwania są bardzo przydatną funkcją, która pozwoli również na znalezienie numerów zleceń płatniczych w przypadku, kiedy bank w wyciągu zwróci niepełny bądź ‘rozłączony’ (częsty przypadek w pliku MT940 ustrukturyzowanym) numer zlecenia płatniczego.

Definicja wzorca składa się z 2 elementów – wzorca do wyszukania oraz jego mapowania. Każdy wzorzec musi mieć swoje unikalne ID, najlepiej tak, aby krótko identyfikowało do czego dany wzorzec służy.

Definicja powinna, jeżeli algorytm interpretacji nie został ustawiony w konfiguracji wyciągu bankowego jako 29 – Zlecenie płatnicze dla wszystkich płatności wychodzących, zawierać jeden, główny wzorzec ustawiania algorytmu interpretacji, kiedy bank dostarczy pełen numer zlecenia płatniczego.

Nazwa wzorca wyszukania to jego ID, w tym przypadku PL_PYORD_INT_ALG_1, a opis zawiera krótką informację co jest wyszukiwane, a co ustawiane jako rezultat.

Sam wzorzec zawiera – stały ciąg znaków PY, który poprzednio został umieszczony przez numerem zlecenia płatniczego w OPM2 oraz ciąg ##########, który we wzorcach odpowiada za dowolną cyfrę. Rezultatem wzorca jest reguła 029 (poprzedzające zero jest konieczne, bo technicznie algorytmy są poprzedzone wiodącym zerem).

W ten sposób zdefiniowana reguła pozwala zmapować dowolny ciąg zaczynający się na PY z następującymi 10 cyframi na wartość 029.

Mając główny algorytm, można zdefiniować dodatkowe algorytmy interpretacji, które pozwolą prawidłowo znaleźć numery zleceń dla ‘rozłączonych’ numerów. Przykładem będzie numer PY100000000 0, gdzie ostatnia cyfra jest odłączona od głównego numeru zlecenia. Za pomocą wzorca wyszukiwania można taki numer ponownie złączyć.

Powyższy przykład wyrażony wzorcem wygląda następująco PY######### #. Rezultatem mapowania będą teraz te same cyfry, które znajdowały się we wzorcu – także mapowania można również przeprowadzać dynamicznie, niekoniecznie podając jeden, predefiniowany, wzór.

Jak widać w symulacji dostępnej w konfiguracji, system usunąłby spację i złączył numery, tak, aby numer zlecenia był pełny.

Należy pamiętać o tym, że samo złączenie nie wystarczy – dla takiego przypadku również należy zmapować algorytm interpretacji:

W analogiczny do powyższego sposób można obsłużyć przypadki rozdzielenia spacją 2,3 bądź większej ilości ostatnich cyfr z numeru zlecenia.

Po zdefiniowaniu wzorców należy je aktywować – tutaj trzeba zwrócić uwagę na kilka punktów:

Jeden i ten sam wzorzec wyszukiwania może zostać zmapowany do różnych pól docelowych, ale nie kilkukrotnie do tego samego pola z różnymi wartościami.

Algorytm interpretacji, użyty w warunku wykonania wzorca, powinien być taki sam jak w konfiguracji mapowania kodów operacji bankowych do reguł księgowania (w transakcji OT83). Jeżeli wywołanie ma być niezależne od przypisanego w konfiguracji wzorca, wtedy należy wybrać opcję ‘Wszystkie algorytmy interpretacji’.

Należy ustawić odpowiednie warunki, dla których wzorzec wyszukiwania ma zostać wykonany, są to:

Jednostka gospodarcza, bank własny, konto banku własnego, kod operacji bankowej, kierunek przelewu, algorytm interpretacji

Oczywiście im więcej wartości zostanie podane tym bardziej wywołanie wzorca zostanie zawężone.

W tym przykładzie aktywowane zostały wzorce wg następującej

  • Wzorzec z łączeniem rozłączonych numerów zleceń w jeden numer powinien zostać zmapowany do pola docelowego ‘Cel Zastosowania’ – ta wartość zostanie dodana do opisu transakcji tylko tymczasowo, podczas analizy
  • Wzorzec z mapowaniem algorytmu interpretacji powinien zostać zmapowany do pola docelowego ‘Algorytm interpretacji’

Po aktywowaniu można wypróbować wyszukiwanie za pomocą wzorców:

Wyszukany numer zlecenia:

Ważne informacje dodatkowe o zleceniach płatniczych

Tabele zleceń płatniczych

Zlecenia płatnicze przechowywane są w tabelach PYORDH (nagłówek) i PYORDP (rozliczone pozycje) do czasu rozliczenia.

Po rozliczeniu numeru zlecenia płatniczego numery są usuwane bezpowrotnie i nie ma ich historii, stąd należy być świadomym, że usuniętego zlecenia płatniczego nie da się przywrócić.

Zlecenia płatnicze, do czasu rozliczenia, blokują pozycje przed manualnym rozliczeniem w inny sposób, niż poprzez podanie numeru zlecenia.

Oznacza to, że w listach pozycji otwartych  do rozliczenia wywoływanych np. poprzez transakcję F-53, F-44 czy FB05 pozycje oznaczone zleceniami nie będą widoczne.

Raporty pozycji pojedynczych

W raportach pozycji pojedynczych dostawcy pozycje oznaczone zleceniem można rozróżnić po wartości ‘X’ w polu ‘Płatność w drodze’:

Numer zlecenia płatniczego nie jest wyświetlany w standardzie w raportach FBLXN – w celu jego dodania należy oprogramować BADI bądź BTE do wyświetlania dodatkowych pól w raportach pozycji pojedynczych (zgodnie z notą serwisową 2184173 – How to insert Payment Order in FBL1N or FBL5N).

Dodatkowo, w pozycji dostawcy dla której istnieje otwarty numer zlecenia, widoczna jest informacja o tym zleceniu:

Wyświetlanie / Usuwanie zleceń płatniczych

Otwarte zlecenia płatnicze można wyświetlać za pomocą transakcji wybieranej przez menu górne w F110: Otoczenie -> Zlecenia płatnicze -> Wyświetlanie przeglądu (raport RFPYORDL)

Możliwe jest usuwanie zleceń płatniczych za pomocą transakcji wybieranej przez menu górne w F110 Otoczenie -> Zlecenia płatnicze -> Usuwanie (raport RFPYORDD)

Należy dokładnie sprawdzić pozycje przed usunięciem zlecenia płatniczego, gdyż usunięcie zlecenia powoduje odblokowanie pozycji do ponownej płatności (automatycznej bądź manualnej).

Integracja z modułem zarządzania środkami pieniężnymi (Cash Management)

Zlecenia płatnicze integrują się również z raportem pozycji gotówkowej w module FSCM-CM (transakcja FF7A). W celu integracji należy zdefiniować konta pośrednie (w konfiguracji programu płatności) w ‘Kontach bankowych’. Konta te nie zostaną użyte do księgowania, ale do determinacji poziomu planowania.

Oznacza to, że w koncie przypisanym w konfiguracji, powinien być ustawiony poziom planowania – pod tym poziomem planowania zostanie zaktualizowana wartość w raporcie pozycji gotówkowej.

Tym artykułem kończymy przewodnik po konfiguracji zleceń płatniczych w SAP.

Komentarze o “Rozliczanie zleceń płatniczych poprzez wyciąg bankowy

  1. Cześć, mam pytanie: co dokładnie steruje tym, że księgowanie jest automatyczne na konto – chciałabym usunąć automatyczne księgowanie na
    elektronicznych wyciągach bankowych na transakcjach dewizowych.
    Jest to sytuacja gdy z rachunku eurowego przelewamy pieniążki na rachunek
    złotówkowy.
    Czy jak zostawię wpis w polu z kontem pusty (w OT83) – to będę mogła wtedy ręcznie uzupełnić konto w feban?
    Pozdrawiam,
    Karolina

    1. Cześć,

      niekoniecznie zostawienie numeru konta pustego spowoduje brak księgowania z rozliczenie i możliwość wybrania konta ręcznie.
      Głównym punktem sterującym jest rodzaj księgowania – to te cyferki od 1 do 9. Jeżeli ustawisz cyferki od 4 do 8 to wtedy system ma ustawione, że powinno odbyć się księgowanie z rozliczeniem (albo konta KG, albo konta osobowego – dostawcy / odbiorcy).
      Do tego dochodzi jeszcze ustawiony algorytm wyszukiwania, jeżeli np. ustawisz wyszukiwanie numerów zleceń, to system, jak znajdzie numer zlecenia, to od razu go wyszukuje do księgowania jeżeli masz ustawione 'rozliczanie' jako rodzaj księgowania.

      Jak zostawisz puste konto i ustawisz rodzaj księgowania jako od 1 do 2 (księgowanie akonto na koncie KG), to musisz już sprawdzić tylko i wyłącznie algorytmy wyszukiwania – tj. czy przypadkiem nie ma, dla danej operacji bankowej (bądź tekstu), ustawionej zamiany reguły księgowania, bądź ustawienia wybranego konta KG we wzorcach wyszukiwania (transakcja OTPM).

      Jeżeli tam nic nie ma to pozostają tylko i wyłącznie user-exity, czyli własne programowanie, które może ustawić konta. Jeżeli one nie są użyte – to puste konto / rodzaj księgowania 1 bądź 2 pozwoli wybrać konto ręcznie podczas księgowania.

      Na Twoim miejscu ustawiłbym konfigurację jak podałem powyżej i przetestował – jeżeli nie działa, to sprawdziłbym dopiero wtedy user-exity.

      Pozdrawiam,
      Marek

Zostaw komentarz