SAP dla początkujących – warianty i układy wyświetlania

Jak często zdarza Ci się kopiować dane z SAP do Excela? Jak często łapiesz się za głowę i stwierdzasz, że pewnych danych nie da się uzyskać? Poświęcasz czas na odczytanie danych, filtrując i błądząc w oceanie informacji. Jeśli uda Ci się uzyskać odpowiedni wynik to po kilku dniach (miesiącach) zapomnisz jak to zrobiłeś i kiedy tylko pojawi się znowu taka potrzeba, zaczynasz wszystko od nowa. Przy codziennej pracy z systemem dosyć często pojawia się potrzeba powracania do tych samych transakcji w celu przygotowania jakiegoś raportu. Bardzo często samo zdefiniowanie danych pierwszego ekranu wyboru zajmuje dużo czasu. Musimy zerknąć w kalendarz, aby prawidłowo ustawić okres jakiego raport ma dotyczyć, wybrać odpowiednie zakłady, składy itd. Aby uniknąć tego trudu w przyszłości możemy skorzystać z opcji zapisania atrybutów wariantu. Naprawdę to błogosławieństwo może uratować nam życie. Nie trudno więc zgadnąć, że właśnie o atrybutach wariantów i układach będzie ten artykuł.

Weźmy, jako przykład, standardową transakcję MB51. Moim celem jest uzyskanie raportu uwzględniającego:

  • rodzaj ruchu 935
  • zakład 0740
  • skład 0001

I co najważniejsze, chcę aby za każdym razem wariant automatycznie ustawiał datę w taki sposób aby mieściła się w zakresie 30 dni wstecz od dnia dzisiejszego, aż do 10 dni wstecz od dnia dzisiejszego. Mało tego, chciałbym aby system brał pod uwagę tylko dni robocze. Chciałbym z takiego układu korzystać bardzo często, bez potrzeby modyfikowania daty (ma się ustawiać automatycznie). Dodatkowo chcę aby ten wariant był widoczny dla innych użytkowników, ale żeby nie mogli go zmieniać. Co musimy zrobić?

Odpalmy transakcję MB51 i wypełnijmy interesujące nas pola w pierwszym ekranie wyboru (datę zostawmy sobie na później):

Po zdefiniowaniu danych po prostu skorzystajmy z przycisku . Spowoduje on otwarcie kolejnego okna, w którym będziemy mogli zapisać atrybuty wariantu z uwzględnieniem dodatkowych (zdefiniowanych przez nas) opcji. Otworzy się ekran jak na rysunku niżej, w którym definiujemy nazwę dla wariantu (tą nazwę będą mogli wybierać inni użytkownicy). Jeśli chcemy zabezpieczyć wariant przed modyfikacją dokonaną przez niepowołane osoby zaznaczmy opcję zabezpieczenie wariantu (2).

Po tym kroku zauważysz, że w dolnej części okna znajduje się lista z obiektami ekranu wyboru. Każdy z elementów pól ma możliwość zablokowania (1), ukrycia itd. (2). Oznacza to, że jeśli zablokujemy (tak jak w naszym przykładzie) pole rodzaj ruchu, to żaden użytkownik nie będzie mógł tego pola zmieniać i edytować.

Teraz zatrzymajmy się na dacie księgowania i przejedźmy suwakiem troszkę w prawo. Zobaczymy opcję zmienna wyboru, w której to możemy ustawić dynamiczną kalkulację daty. To oznacza, że w przypadku wczytania wariantu nie będziemy musieli definiować daty sami. Data zostanie automatycznie ustawiona przez system na podstawie daty lokalnej lub systemowej.

Jeśli zdecydujemy jaką zmienną chcemy zastosować, pozostanie nam już tylko ustalenie w jaki sposób system ma określać zakresy dat. Możemy ustawić, aby system wczytywał zawsze pierwszy dzień każdego miesiąca, ostatni dzień miesiąca bieżącego, poprzedniego, itp. Ale możemy również wyszukać opcji dla ustawienia bardziej zaawansowanego zakresu.

Tak więc wybieramy opcję Data bieżąca – xxx, data bieżąca + yyy (dni robocze). Pozostaje już tylko zdefiniować ile system musi cofnąć się wstecz od dnia dzisiejszego i do jakiego dokładnie momentu. Pamiętajmy, że system uwzględni tylko dni robocze na podstawie kalendarza polskiego (możesz wybrać inny kalendarz).

Co przez to uzyskaliśmy? Ekran wyboru dla transakcji MB51 wygląda tak jak na poniższym zdjęciu. Nie musimy definiować pól wyboru, ani nawet ustawiać daty!

Dobra, dobra, ale jak wyjdziemy z transakcji to całą naszą robotę szlag trafi? Otóż nie! Teraz za każdym razem, kiedy będziesz chciał taki wariant wybrać po prostu skorzystaj z przycisku wyboru wariantu i wybierz odpowiedni wariant.

 

System odczyta wariant w sposób zdefiniowany przez Ciebie w poprzednich krokach. Dodatkowo SAP umożliwia skorzystanie z opcji ograniczeń dynamicznych. Służą one do wczytania raportu z uwzględnieniem zdefiniowanych przez nas ograniczeń. Rozwiązanie te można zastosować tylko w transakcjach, które taką opcję umożliwiają. Co nam to daje? Jeśli chcemy uzyskać bardzo szczegółowe dane spełniające tylko zdefiniowane przez nas kryteria, to niestety często nie obędzie się bez obróbki danych w excelu. Z opcją ograniczeń dynamicznych możemy zaoszczędzić dużo czasu, a nie wspomnę już o wygodzie. Spójrzmy na ekran wyboru transakcji LT23.

A teraz wyobraźmy sobie, ze chcemy uzyskać raport z pozycjami:

  • utworzonymi przez wybraną przez nas osobę
  • potwierdzonymi przez konkretnego użytkownika lub numer osobowy
  • pozycje gdzie źródłowym typem magazynu, lub źródłowym miejscem składowania jest zdefiniowany przez nas numer
  • pozycje tylko z wybranym przez nas rodzajem ruchu

Lub jeśli chcemy prześledzić zlecenia przeniesienia wykonywane tylko w obrębie jednej zmiany (tj. 8h), czyli w określonym zakresie godzin. Jak tego dokonać? Skorzystajmy z ograniczeń dynamicznych. Po prostu przejdź do okna ograniczeń i zdefiniuj odpowiednie parametry:

Wybór ograniczeń polega po prostu na wyborze z listy widocznej po lewej stronie, gdzie dwukrotne kliknięcie otwiera możliwość zdefiniowania wyboru dla pól pojawiających się po prawej stronie. Jeśli natomiast wybór miałby się składać z większej ilości danych źródłowych (przypuśćmy, że chcemy uzyskać raport dla kilkunastu numerów typów magazynów) wystarczy kliknąć w przycisk . System wyświetli jeszcze jedno okno, w którym możemy nieco rozszerzyć zakres wprowadzanych danych. W kolejnym oknie możesz wczytać dane ze schowka (2), lub z pliku tekstowego (1), lub po prostu wprowadzać je ręcznie (3) – patrz rysunek niżej.

Dodatkowo korzystając z odpowiednich zakładek możesz ograniczyć zakresy, poprzez:

  • (2) wybór odpowiednich przedziałów
  • (3) wykluczenie jakiejś wartości (często korzystam podczas przeglądania “dziwnych” ruchów w MB51 – wykluczam wtedy ruch 261 (zużycie do zlecenia) i lista staje się bardziej przejrzysta)
  • (4) wykluczyć przedziały itd.

I to by było na tyle jeśli chodzi o pierwszy ekran wyboru. Ale co zrobić jeśli po wczytaniu transakcji/raportu uzyskane dane nas nie satysfakcjonują? Proszę spojrzeć na poniższy rysunek przedstawiający ekran transakcji LT23.

Po zastosowaniu się do poprzednich wskazówek otrzymaliśmy dane docelowe, ale ich tutaj nie widzimy. Wiemy, że te pozycja spełniają nasze kryteria, ale nie możemy zobaczyć dokładnych godzin i innych interesujących nas danych. Tutaj na pomoc przychodzi opcja zmiany układu. Proszę przejść do ekrany zmiany układu poprzez kliknięcie w . Otworzy się dodatkowe okno, w którym możemy zdefiniować wyświetlane kolumny. W tym oknie będziesz mógł zdefiniować układ według uznania, przesuwając pola ukryte (1) do pól widocznych (2), poprzez wykorzystanie przycisków strzałek (3). Możesz również ustawić długość (szerokość) kolumn oraz ich kolejność.

 

Po ustawieniu odpowiedniego układu kolumn skorzystaj z przycisku  aby zapisać układ na stałe. Przy zapisaniu musisz zdefiniować czy układ ten ma być widoczny tylko dla użytkownika, który go tworzył czy ma być widoczny globalnie (dla wszystkich) – patrz rysunek niżej.

Po takim zabiegu w oknie transakcji widzimy już godziny utworzenia, potwierdzenia, użytkowników itd. (a przy okazji usunęliśmy kolorowe kropki informujące o statusie potwierdzenia).

Warto jeszcze wspomnieć o zarządzaniu układami. Podążając za menu w górnej części ekranu transakcji: Ustawienia/Wariant wyświetlania/Administracja możesz zdefiniować czy zapisany przez Ciebie układ ma być układem domyślnym (patrz niżej).

Na koniec warto jeszcze wspomnieć o możliwości wykonania raportu automatycznie, przez system, w określonej przez nas godzinie. Jeśli wczytanie raportu mogłoby zajmować dużo czasu, możemy jego przygotowanie ustawić w taki sposób, aby gotowy raport czekał na nas jak przyjdziemy do pracy. Wystarczy skorzystać z opcji wykonania raportu w tle (przedstawionej na poniższym rysunku).

Opis dla metody wykonania transakcji w tle przedstawiono w odrębnym artykule: LINK.

Mam nadzieję, że każdy początkujący użytkownik znalazł tutaj coś dla siebie, a tym samym praca z systemem SAP stanie się bardziej przyjemna. Miłej pracy!

 

Komentarz o “SAP dla początkujących – warianty i układy wyświetlania

Zostaw komentarz

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.