SAP utrudnienie czy pomoc? Mity i fakty praktycznym okiem laika

Tym wpisem rozpoczynam serię artykułów na temat funkcjonalności i metodyki działania systemu SAP ERP. Zacznę od krótkiej prezentacji swoich kompetencji oraz od opisu perspektywy z jakiej postrzegany jest system SAP przez użytkowników takich jak ja – “laików” lub tak zwanych użytkowników końcowych. Nie jestem konsultantem, programistą, ani osobą posiadającą wiedzę techniczną. Reprezentuje grupę użytkowników, których codziennością jest zmaganie się z problemami dotyczącymi funkcjonowania systemu SAP ERP. Po własnych obserwacjach oraz rozmowach z użytkownikami na moim poziomie często dochodzę do wniosku, iż codzienne problemy wymuszają na nas potrzebę zadawania trudnych pytań. Jak zatem takie pytanie zadać? Dla użytkowników zaawansowanych, konsultantów, wdrożeniowców większość wiedzy na temat transakcji i ich funkcjonalności w systemie jest tak oczywista, że nawet nie przyjdzie im do głowy aby nam o tym wspominać – nie ma sensu zajmować ich czasu takimi „błahostkami”.

Początkujący użytkownik, który stoi przez konkretnym problemem zazwyczaj, ma duże trudności ze znalezieniem jego przyczyn w internecie (zwłaszcza w języku polskim). Trzeba przyznać, że lista materiałów szkoleniowych w naszym języku jest bardzo szczupła.

Szukając odpowiedzi w różnych źródłach (moim zdaniem największą kopalnią wiedzy dostępną w języku polskim jest forumsap.pl Dominika Tylczyńskiego), użytkownik staje przed ciężkim zadaniem jak skonstruować pytanie aby zostało dobrze zrozumiane przez fachowców. Kolejnym trudniejszym zadaniem, jest zrozumienie odpowiedzi typu: „to jest opisane w nocie nr ….” do której większość z takich użytkowników nie ma dostępu. Jak sobie z tym poradzić? Taki użytkownik stoi przed ciężkim zadaniem – czas się przyznać, że nic to nie da i szukać dalej. Niekiedy trzeba udać, że się rozumie, podziękować za posta i to jest już ostatni post. Czasami się zastanawiałem, dlaczego nikt na moje pytanie nie chce odpowiedzieć i kiedyś tego nie rozumiałem. Niestety należy się pogodzić z faktem, że użytkownik początkowy pisze w innym języku niż użytkownik zaawansowany i to jest przyczyną naturalnej bariery komunikacyjnej. Dlatego dobrze jest swoje pytanie urozmaicić w print screeny z transakcji, których problem dotyczy. Jeśli mamy trudność z przekazaniem problemu, niekiedy można użyć formy obrazkowej. Najważniejsze, jest aby nie bać się zadawania pytań. Jeśli nikt na nie odpowiada, to oznacza, że pytanie zostało źle skonstruowane i aby zaoszczędzić czas konsultantom i specjalistom, którzy z chęcią nam pomogą należy próbować zadać pytanie w inny sposób i nie zniechęcać się. Jeśli początkujący użytkownik wykaże chęć poszerzania wiedzy i swoją postawą pokaże, że nie liczy na gotowe rozwiązanie po to by na forum już się nie pojawić, wtedy otrzyma pomoc, taką na jaką zasłużył. Przetestowałem to na własnej skórze a potwierdzeniem mojej tezy, jest skrzynka odbiorcza na forum pękająca od wiadomości prywatnych, które otrzymałem od uprzejmych ludzi dzięki którym udało się rozwiązać wiele problemów za co bardzo im dziękuje.

Pracując z systemem SAP ERP i czytając forum zrozumiałem, że nie tyle ważna jest znajomość transakcji co samo zrozumienie metodyki działania SAP, ponieważ rozumiejąc system, nie potrzebna jest nazwa transakcji – od tego jest drzewo transakcji, które posiada każdy użytkownik. Rozumiejąc funkcjonalność SAP wiadomo jak szukać informacji na dany temat. Istotną i kolejną przeszkodą w odnalezieniu rozwiązań problemów często są Z-transakcje, dedykowane tylko dla firmy, niekiedy warto je ominąć szerokim łukiem i powrócić do standardów.

Powyższe udowadnia, że mit powstały wśród użytkowników końcowych mówiący, iż SAP jest systemem trudnym, skomplikowanym, czasami nawet utrudniającym pracę nie jest prawdą. Problem tkwi nie w tym, że SAP jest trudny, lecz w tym, że większość początkujących nie stara się go zrozumieć. Często poszukuje się gotowych rozwiązań nie chcąc znać przyczyn problemów a przeważnie przyczyna jest tylko jedna – nieprawidłowe użytkowanie, pomijanie standardów lub słaby nacisk na kontrolę i prawidłową konfigurację danych podstawowych.Najlepszym rozwiązaniem w zasięgu możliwości użytkowników końcowych jest prośba do supportu o dostęp do serwera testowego, na którym można próbować się uczyć analizy przyczyn błędów. Można wtedy dojść do konstruktywnych wniosków.

W kolejnym artykule opiszę własny przykład, w którym zobrazuje problem, którego 1,5 roczna próba zrozumienia zakończyła się optymalizacją i skróceniem procesu kompletacji zleceń na magazynie.

Pozwolę sobie zaryzykować stwierdzeniem, iż SAP nie jest systemem, który samodzielnie zaplanuje zaopatrzenie, transport i produkcję, a przy okazji rozliczy wszystko za dział księgowości. SAP jest narzędziem pomocniczym, który bez kontroli ludzi rozumiejących metodykę jego działania może nie spełniać w pełni swojej funkcji. Jednym z najważniejszych elementów przy użytkowaniu SAP jest jego zrozumienie. Dlatego, jako użytkownik końcowy stojący przed problemem, który ciężko rozwiązać warto spróbować zmienić taktykę i po skorygowaniu błędu przez specjalistę, spróbować zapytać o jego przyczynę oraz w jaki sposób problem został rozwiązany. Prośbę do supportu można argumentować ewentualną możliwością samodzielnego  rozwiązania problemu w przyszłości. Często rozwiązanie problemu na własną rękę przyniesie wiele korzyści dla użytkownika, którego on dotyczy, da wiele satysfakcji i pogłębi zrozumienie, a przy tym odciąży support. Wraz z pogłębianym zrozumieniem stopniowo rozwija się również przekonanie, że system SAP ERP jednak nie jest trudny i skomplikowany lecz błędnie rozumiana jest jego metodyka działania oraz wszystkie współzależności pomiędzy komórkami organizacyjnymi firmy  na które zawsze,swoją pracą w systemie, jako użytkownicy wywieramy wpływ. Pogłębiając rozumienie stopniowo w świadomości każdego użytkownika zakorzenią się szacunek do SAP jako kręgosłupa wspierającego funkcjonowanie organizmu firmy.

Komentarze o “SAP utrudnienie czy pomoc? Mity i fakty praktycznym okiem laika

  1. Ciekawy artykuł i zarazem też dobry przekaz dla konsultantów.

    Ja osobiście zawsze żałuje, że podczas wdrożeń jest bardzo mało czasu na szkolenia użytkowników a po wdrożeniu i wystartowaniu systemu tych szkoleń praktycznie nie ma już w ogóle.
    Niestety realia polskie są jakie są i nie inwestuje się w dalsze szkolenia, szczególnie już po wystartowaniu systemu, kiedy użytkownicy maja większa świadomość jego działania.

    1. To są niestety nie tylko polskie realia. Tak jest w prawie wszystkich wdrożeniach. Doszło do tego, że sukcesem wdrożenia nie są wymierne korzyści biznesowe, ale sam fakt uruchomienia systemu SAP ERP, umożliwienie rejestrowania w nim zdarzeń gospodarczych. A przecież we wdrożeniu zupełnie nie o to chodzi. Jeśli wdrożenie zatrzyma się na etapie rejestrowania transakcji to zamiast zintegrowanego systemu wspomagającego zarządzanie otrzymamy tylko bardzo drogą kasę fiskalną.

      Choć znam od podszewki mechanizmy, które prowadzą do takich zjawisk, zastanawiam się jak długo można się w tym godzić i wydawać naprawdę duże sumy na własne developmenty i w istocie psucie systemu, zamiast korzystać z możliwości, które SAP ERP ma w standardzie, a ma zapewniam prawie wszystko co do szczęścia jest potrzebne.

    2. Sam artykuł faktycznie jest niezły – pokazuje temat z zupełnie innej perspektywy, z perspektywy użytkownika, korzystającego z SAP ERP na co dzień. Zwykle o SAP ERP piszą konsultanci i skupiają się bardziej na technicznych zagadnieniach. Liczę na kolejne ciekawe artykuły z cyklu “Praktycznym okiem laika”.

    1. Dzięki za komentarz! Mam nadzieję, że mój przyszły cykl artykułów udowodni, że system SAP nie jest trudny – i został stworzony po to aby wspierać firmę i ułatwiać pracę m.in. dzięki ciągłej optymalizacji (że, aby sprostać oczekiwaniom klienta trzeba być elastycznym i optymalizować system cały czas)

Zostaw komentarz