Sposoby rozliczania płatności w SAP za pomocą programu płatności

W trakcie wdrożeń w polskich firmach często poruszany jest temat automatycznego programu płatności (transakcja F110) i sposobu rozliczania dokumentów za jego pomocą. Jednym z głównych pytań jest to w jaki sposób system rozlicza dokumenty tak, aby kurs walutowy, rozliczający dokumenty, był zgodny z ustawą o podatku dochodowym od osób prawnych (kurs z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień płatności). Drugim pytaniem jest to w jaki sposób zidentyfikować dokumenty, które zostały opłacone, żeby nie zapłacić ich podwójnie.

W ciągu implementacji automatycznego programu płatności powstaje również wiele innych pytań, ale podstawowym jest: w jaki sposób będą rozliczane dokumenty?

W związku z różnymi wymaganiami prawnymi w SAP oferowane są dwa sposoby rozliczania płatności:

  1. Rozliczenie dokumentu w momencie wykonania programu płatności
  2. Rozliczenie dokumentu w momencie zaksięgowania wyciągu bankowego w oparciu o numer zlecenia płatniczego

Rozliczenie w momencie wykonania płatności generuje księgowanie na bankowe konto przejściowe, które jest bilansowane do zera w momencie zaksięgowania wyciągu bankowego:

Przy tym wariancie, po wykonaniu programu płatności, pozycje dostawcy będą widniały jako rozliczone, mimo iż płatności jeszcze nie zostały fizycznie zrealizowane w systemie bankowym.

Rozliczenie w momencie zaksięgowania wyciągu bankowego najpierw, podczas wykonania programu płatności, nadaje numer zlecenia płatniczego płaconym dokumentom ‘blokując’ fakturę do manualnych rozliczeń (nie jest dla nich wyświetlana). Rozliczenie dokumentu ma miejsce tylko w momencie, w którym podczas księgowania wyciągu bankowego podany zostanie numer zlecenia płatniczego jako referencja dokumentu płatniczego.  W oparciu o numer zlecenia płatniczego system znajdzie numery dokumentów do rozliczenia (w oparciu o wcześniej wykonany przebieg programu płatności) i je rozliczy.

Powyższe księgowanie można również wykonać bez konta „Bank – rozliczenie płatności” – nie jest ono wymagane.

Przy tym wariancie (ze zleceniem płatniczym), w listach pozycji pojedynczych dokumenty będą wyświetlone jako niezapłacone (otwarte), ale w polu ‘Płatność w drodze’ będą miały znacznik ‘X’, oznaczający, że dla danej pozycji istnieje zlecenie płatnicze (istnieje również możliwość wyświetlenia numeru zlecenia płatniczego w przeglądzie pozycji pojedynczych).

W zachodnich firmach, gdzie są inne zasady dotyczące różnic kursowych oraz istnieją pewne, specyficzne pozycje na wyciągach bankowych, dominuje rozwiązanie oparte o księgowaniu w programie płatności. W polskich firmach jednak zalecane jest stosowanie zleceń płatniczych (z pewnymi wyjątkami, które zostały wymienione w dalszej części tekstu) dla płatności zagranicznych (choć najlepiej stosować rozwiązanie homogeniczne – jeżeli zlecenia, to dla wszystkich rodzajów płatności) ze względu na rozliczanie faktur w oparciu o prawidłowe kursy walutowe.

Kursy walutowe w programie płatności

Program płatności (transakcje F110 i F111) działają na zasadzie 3 kroków: parametry, propozycja i wykonanie.

Datą księgowania płatności jest data wpisana w parametrach, która jest domyślnie kopiowana z daty wykonania przebiegu płatności. Podczas wykonywania płatności system przelicza wartości na walutę lokalną według kursu z daty księgowania płatności. Podczas wykonania przebiegu płatności (tworzenie zleceń płatniczych / księgowanie rozliczenia) system używa tego samego kursu, który został wykorzystany w propozycji płatności – wartości nie są przeliczane ponownie. Powoduje to, że jeżeli został wybrany sposób rozliczania płatności w momencie wykonania programu płatności, to do rozliczenia dokumentów może zostać użyty zły kurs walutowy.

Przykład:

Dnia 19.07.2017 wprowadzona została data przebiegu płatności 24.07.2017 z wprowadzoną datą księgowania 24.07.027. Tego samego dnia (19.07) została utworzona propozycja płatności. System przelicza wartości po najnowszym znalezionym kursie (czyli wprowadzonym do systemu z datą 24.07 – jeżeli nie ma to wcześniejszą możliwą). W momencie wykonania propozycji płatności kurs z dnia 24.07.2017 nie jest jeszcze znany, więc system bierze najnowszy dostępny – zakładając, że jest to kurs z 19.07.2017. Propozycja płatności czeka na akceptację i po jej uzyskaniu, 3 dni później, 22.07.2017 zostaje wykonany przebieg płatności. System nie przelicza ponownie wartości między propozycją z wykonaniem płatności, przez co płatności zostałyby rozliczone po złym kursie.

Zapobiec temu mogą zlecenia płatnicze, które w dalszej części tego dokumentu, zostały dokładnie opisane pod kątem konfiguracji, wskazówek oraz ważnych informacji.

Alternatywnym rozwiązaniem w opcji rozliczania dokumentu w momencie wykonania przebiegu płatności, jest wyłączenie naliczania różnic kursowych na poziomie jednostki gospodarczej. W takim przypadku program płatności nie nalicza różnic kursowych w ogóle, tylko rozlicza dokumenty w takiej samej wartości w jakiej zostały zaksięgowane. Księgowanie różnic kursowych następuje dopiero w momencie rozliczenia konta ‘Rozliczenie płatności’ z pozycją wyciągu bankowego.

Wyjątki od użycia zleceń płatniczych

W niektórych sytuacjach zlecenia płatnicze nie są najlepszym rozwiązaniem – zaliczają się do nich tak zwane ‘przelewy masowe’. Są to przelewy, dla których bank zwraca jedną, zagregowaną, pozycję na wyciągu bankowym zamiast pojedynczej linii każdego wykonanego przelewu w ramach przelewu masowego. W takich przypadkach bank tworzy opis pozycji wyciągu w sposób automatyczny i nie przekazuje szczegółów poszczególnych przelewów, przez co nie jest możliwe automatyczne rozliczenie pozycji wyciągów w oparciu o numer zlecenia płatniczego.

Zostaw komentarz