Standardowe raporty sprzedaży w SAP SIS

Standardowe raporty sprzedaży w SAP SIS

System SAP posiada domyślnie przygotowane raporty analityczne, które wystarczą, aby uzyskać wszystkie potrzebne informacje biznesowe. Dlaczego zatem powstaje tak dużo raportów niestandardowych? Zawsze powinniśmy znaleźć kompromis pomiędzy danymi zwracanymi przez system a informacjami, jakie potrzebują osoby decyzyjne. Niezwykle ważne jest przy tym, aby użytkownik zachował otwarty umysł na modyfikację sposobu wykonywania swojej pracy. Dzięki takiej zmianie będzie w stanie wykorzystywać pełne możliwości systemu SAP, a nie tylko jego fragmenty. W rzeczywistości przełoży się to na realne korzyści dla przedsiębiorstwa. W poniższym artykule opowiem, na co zwrócić uwagę, aby system odzwierciedlał rzetelne dane, a użytkownik zaczął mu ufać.

System SAP posiada szeroki wybór standardowych raportów analitycznych podzielonych pomiędzy obszarami: logistyki  (Logistic Information System – tzw. „LIS”) oraz sprzedaży (Sales Information System – tzw. „SIS”). W poniższym artykule skupię się na jego sprzedażowej części, jednak wszystkie omówione przykłady mają także podobne zastosowanie w obu modułach. Struktury, które mogą być przedstawione jako raporty, są także w dużej mierze wykorzystywane jako ekstraktory do zewnętrznych systemów, takich jak hurtownie danych (BW). To właśnie po ich stronie powinna się odbywać agregacja, porównywanie i zestawianie tych danych w bardziej zaawansowanej formie.

Raporty operacyjne SIS/LIS są domyślnie przygotowane pod sektor zarządzający (decyzyjny), gdyż są one agregowane z miesięczną częstotliwością. Wyniki raportu możemy każdorazowo zapisać oraz współdzielić z innymi użytkownikami.  Przykładem takiego raportu może być analiza klientów (transakcja MCTA), dzięki której możemy sprawdzić:

  • jak poszczególny klient rokuje?
  • jaki przychód osiągnie firma z aktualnie otwartych zleceń sprzedaży?
  • jaki przychód generuje dany klient w poszczególnych miesiącach/latach?

Dlaczego zatem powstaje tak wiele raportów niestandardowych?

Wynika to z braku zaufania użytkownika do danych zwracanych przez system. Powodem są najczęściej przeoczenia podczas przygotowywania modyfikacji systemu, takich jak nowy obieg dokumentów sprzedażowych. Jeżeli konsultant zapomni o skonfigurowaniu poprawnych grup aktualizacji dla tych transakcji, wówczas dane zwracane przez system nie będą odzwierciedlały aktualnej sytuacji finansowej firmy. Podczas tworzenie nowego raportu, możemy ustawić dowolnie wyniki, jednak pojawia się tutaj pytanie, dlaczego nie wykorzystać do tego standardu? Czas poświęcony na tworzenie niestandardowych rozwiązań warto wykorzystać efektywniej na edukację użytkowników oraz szkolenia z wykorzystywania już zakupionego produktu. Dodatkowo takie rozwiązania nie wymagają ciągłego rozwoju i dostosowywania do aktualnych informacji w systemie.

Efektywne wykorzystywanie systemu SAP, czyli…

Efektywne wykorzystanie systemu SAP oznacza otwarte podejście użytkownika na standardowe konfiguracje oraz raportowanie, jakie oferuje system.  Są to funkcjonalności, które otrzymało przedsiębiorstwo wraz z zakupem programu SAP. Konsultant powinien wskazać miejsca w systemie, dzięki którym można uzyskiwać informacje w taki sposób, aby pokryć wszystkie potrzeby biznesowe.  Zatem zmianie powinien ulec sposób pracy, aby wykorzystywać jak najwięcej standardowych raportów. Można to zrobić po przez edukację w zakresie sposobu działania systemu oraz rozszerzenie standardowych raportów. Z tym ostatnim jednak należy być ostrożnym, gdyż każda znacząca modyfikacja może wpłynąć niekorzystnie na wydajność pracy aplikacji.

Grupa aktualizacji, a poprawność danych w raportach

Grupa aktualizacji jest znacznikiem (techniczna nazwa pola – STAFO) przypisywanym dla poszczególnych zachowań systemu. Z jej pomocą przekazujemy informacje, w jaki sposób agregować i przedstawiać dane w raportach.  Znacznik STAFO jest ustalany na podstawie danych konfiguracyjnych (np. rodzaj pozycji, rodzaj dokumentu sprzedażowego) oraz danych podstawowych znajdujących się w systemie (dane podstawowe materiału, klienta). Są one podstawą do określenia wartości aktualizowanych danych statystycznych w strukturach informacyjnych (SIS, LIS). Łatwo można sobie wyobrazić jak brak informacji w raporcie z dowolnego typu dokumentu sprzedażowego wpływa na decyzje strategiczne firm. Raporty te są podstawowym komunikatem, aby odpowiadać miedzy innymi na pytania:

  • jak produkt rokował?
  • jak wygląda aktualne zapotrzebowanie na dany produkt?
  • jaki przychód osiągnie firma podczas sprzedaży produktów w najbliższym czasie?

Dzięki odpowiednio przygotowanej konfiguracji otrzymujemy wartościową informację w poszczególnych statystykach. To właśnie dzięki niej jesteśmy w stanie prognozować produkcję, zakup materiałów oraz analizować konkretne rynki sprzedażowe i trendy.

Aby móc w pełni zaufać informacjom biznesowym zwracanym przez system SAP zawsze należy pamiętać, aby przygotować odpowiednią konfigurację dla raportów SIS/LIS. Utracone zaufanie użytkowników dla danych zwracanych przez system, jest bardzo ciężko odzyskać. Niestety niezwykle łatwo jest przeoczyć znacznik grupy aktualizacji STAFO, zwłaszcza podczas konfiguracji oraz uzupełniania danych podstawowych. W rzeczywistości skutkuje to zwróceniem przez system niepełnych danych. Użytkownik wykorzystujący produkt, który zakupił ma w standardzie przygotowane podstawowe dokumenty oraz odpowiednią konfiguracje aktualizacji przypisaną dla nich. Warto skorzystać z wiedzy jaką dostarcza system SAP, a jej odpowiednia interpretacja pozwoli uzyskiwać realne korzyści dla firmy. Przedsiębiorstwa wdrażające system klasy ERP powinny poświecić więcej czasu na edukację użytkowników oraz umiejętne i sprawne korzystanie z systemu, tak aby odpowiedzi na aktualne potrzeby biznesowe były w łatwy sposób dostępne. Dodatkowo dla bardziej skomplikowanych raportów, możemy wykorzystać standardowe ekstraktory danych. Dzięki nim możemy wysyłać informacje do hurtowni danych, gdzie mogą one być odpowiednio zestawiane oraz porównywane. System SAP wraz z podstawową instalacją, dostarcza nam wiele użytecznych narzędzi i informacji.  Właściwe ich dostosowywanie podczas wdrażania systemu, pozwoli otrzymać rzetelne informacje biznesowe, które dostarczają realne korzyści finansowe dla firmy.

Komentarze o “Standardowe raporty sprzedaży w SAP SIS

  1. Świetny artykuł! Wydaje mi się, że rzeźbienie coraz to wymyślniejszych raportów niestandardowych, często wynika z braku wiedzy użytkownika o możliwościach standardu SAP. Jestem niezwykle zainteresowany możliwościami LIS. Czy mogę "zamówić" obszerniejszy artykuł na ten temat? Gdybyś znalazł trochę chęci i czasu, będę zobowiązany. Pozdrawiam!

Zostaw komentarz