Zarządzanie materiałami niebezpiecznymi w SAP ERP

Jak zapewnić przestrzeganie zasad składowania i obsługi materiałów niebezpiecznych zachowując regułę podziału odpowiedzialności?

Funkcjonalność zarządzania materiałami niebezpiecznymi w module Gospodarki Magazynowej systemu SAP ERP jest zwykle przedstawiana z ograniczonego punktu widzenia strategii składowania tych materiałów, czyli operacji typowo magazynowych. W takim ujęciu, ta funkcjonalność jest stosunkowo prosta i może zostać uznana za niewartą implementacji, zwłaszcza że określenie odpowiednich strategii można w module SAP WM osiągnąć innymi metodami. Moim zdaniem jednak takie spojrzenie powoduje, że umykają istotne korzyści wynikające z właściwego zarządzania materiałami niebezpiecznymi w SAP ERP – jasne określenie odpowiedzialności za poprawne zdefiniowanie danych sterujących procesami magazynowymi materiałów niebezpiecznych oraz zapewnienie czytelnego rozdziału tej odpowiedzialności. W niniejszym artykule prezentuję zarządzanie materiałami niebezpiecznymi właśnie z punktu widzenia rozdziału odpowiedzialności za te procesy.

Rozdział odpowiedzialności (ang. Segregation of Duties)

Procesy bezpośrednio wpływające na bezpieczeństwo zarówno pracowników jak i środowiska naturalnego, a także procesy, które obejmują ogóle uregulowania prawne wymagają bardzo często zarządzania z zachowaniem zasady rozdzielenia obowiązków. Nawet jeśli taki wymóg nie jest narzucony explicite aktami prawnymi czy wewnętrznymi uregulowaniami przedsiębiorstwa, bez wątpienia stosowanie zasady rozdziału odpowiedzialności należy do dobrych praktyk biznesowych, nie tylko w obszarze procesów magazynowych.

Jedną z największych zalet opisywanej funkcjonalności zarządzania materiałami niebezpiecznymi jest wyraźne rozdzielenie obowiązków związanych z tymi operacjami, rozdzielenie na przynajmniej trzech poziomach.

Poziom 1 – definicja materiału niebezpiecznego

Pierwszym poziomem rozdziału odpowiedzialności jest sama definicja materiału niebezpiecznego. W systemie SAP ERP, w transakcjach VM01, VM02, VM03 (odpowiednio tworzenie, zmiana, wyświetlanie) określa się cechy materiału niebezpiecznego. Te cechy to przede wszystkim numer i opis materiału, klasa składowania oraz klasa zanieczyszczenia wody, punkt zapłonu, do ośmiu ostrzeżeń dla magazynierów, do czterech numerów substancji niebezpiecznych wraz z ich stężeniem.

Na uwagę zasługuje sposób definiowania materiałów niebezpiecznych. Te materiały są definiowane niezależnie od poziomu organizacyjnego. Jest to o tyle logiczne, że fizyczne cechy materiału niebezpiecznego, takie jak punkt zapłonu czy stan skupienia nie zależą od struktury organizacyjnej. Materiał niebezpieczny pozostaje taki sam, zachowuje swoje cechy, niezależnie od tego gdzie jest składowany. Z drugiej zaś strony w różnych krajach mogą obowiązywać różne uregulowania prawne dotyczące zarządzania i klasyfikowania materiałów niebezpiecznych. Zatem rekord materiału niebezpiecznego w systemie SAP ERP jest definiowany w referencji do tzw. kodu regionu, który można utożsamiać z krajem, którego powyższe regulacje dotyczą. Takie rozwiązanie daje bardzo dużą elastyczność – w zależności od kodu regionu ten sam numer materiału niebezpiecznego może być odmiennie sklasyfikowany czy zawierać specyficzne ostrzeżenia dla magazynierów. W ten elegancki sposób SAP rozwiązał problem spełnienia lokalnych wymogów prawnych przy zachowaniu scentralizowanego zarządzania bazą danych materiałów niebezpiecznych.

Poziom 2 – klasyfikacja materiałów składowanych w magazynie

Każdy materiał składowany w magazynie może zostać skojarzony z numerem materiału niebezpiecznego. Dzięki temu materiał składowany dziedziczy niejako wszystkie cechy materiału niebezpiecznego, całą jego klasyfikację, wszystkie ostrzeżenia i wymagania dotyczące składowania. Relacja między materiałem składowanym a materiałem niebezpiecznym jest opracowywana niezależnie od poziomu organizacyjnego. Natomiast sama informacja jest prezentowana na wglądzie Gospodarki Magazynowej. Również tutaj widać przemyślaną strukturę danych i logikę systemu SAP ERP – materiał jest niebezpieczny niezależnie od tego, w którym magazynie jest zarządzany; natomiast określenie materiału jako niebezpieczny ma największy wpływ na procesy magazynowe. Stąd umieszczenie danych na odpowiedniej zakładce.

Mimo, że numer materiału niebezpiecznego jest widoczny na wglądzie magazynowym i może być tutaj opracowywany, podobnie jak inne dane sterujące procesami składowania, zmiana numeru przypisania materiału niebezpiecznego wymaga specjalnych uprawnień. Zapobiega to przypadkowej modyfikacji danych przez nieupoważnione osoby.

Poziom 3 – strategie składowania

Strategie składowania zapasów są definiowane w konfiguracji modułu Gospodarki Magazynowej jako wskaźniki rozmieszczania i pobierania zapasów. Każdy wskaźnik określa sekwencję typów (obszarów) magazynu dla rozmieszczania i pobierania. Te wskaźniki są dalej przypisywane w danych podstawowych materiału (por. pola „Stock removal” i „Stock placement” na rys. 2). W ten sposób dla każdego materiału zostaje jednoznacznie określona strategia magazynowania.

W przypadku materiałów niebezpiecznych powyższy mechanizm jest rozszerzony o dwa dodatkowe parametry, o klasę składowania oraz o klasę zanieczyszczenia wody. Poniższy przykład konfiguracji strategii składowania określa składowanie materiałów niebezpiecznych klasy 3A w typie magazynu 006, a klasy 3A i klasy zanieczyszczenia wody 2 – w typie magazynu 007.

Wykorzystanie zarządzania materiałami niebezpiecznymi pozwala określać strategie składowania na dwóch poziomach – przy pomocy wskaźników rozmieszczania i pobierania oraz cech materiału niebezpiecznego. Dzięki temu system wymusza właściwe składowanie w zależności od klasy składowania materiału niebezpiecznego oraz klasy zanieczyszczenia wody.

Bezpieczeństwo przede wszystkim

Oprócz zapewnienia podziału odpowiedzialności i prawidłowego składowania istotnym celem zarządzania materiałami niebezpiecznymi jest zapewnienie bezpieczeństwa pracownikom magazynu. W tym celu w danych materiału niebezpiecznego (por. rys 1) można zdefiniować do ośmiu ostrzeżeń. Lista możliwych ostrzeżeń wraz z tłumaczeniami opisów jest definiowana w konfiguracji systemu. Podczas pracy z materiałami niebezpiecznymi te ostrzeżenia są drukowane na wszystkich zleceniach przesunięcia zapasu w magazynie.

Kontrola i raportowanie

Pomimo powyższego trzy poziomowego podziału odpowiedzialności za proces zarządzania materiałami niebezpiecznymi, a także zdefiniowanych w konfiguracji systemu strategii składowania, mogą się zdarzyć przypadki nieprawidłowego składowania. Jak to możliwe? Prostą przyczyną może być zmiana klasyfikacji w danych materiału niebezpiecznego, np. zmiana klasy składowania. W celu zidentyfikowania takich przypadków system SAP ERP zawiera transakcję LX07 „Check Goods Storage”. Ten raport dla zadanego obszaru magazynu podaje listę zapasów wraz ze wskaźnikiem o składowaniu zgodnym lub niezgodnym z klasyfikacją materiału niebezpiecznego. Ten raport powinien być wykonywany regularnie przez odpowiedzialnych za magazyn, a na podstawie jego wyników powinny być podejmowane odpowiednie działania korygujące składowanie materiałów niebezpiecznych.

Pozostałe raporty dotyczące zarządzania materiałami niebezpiecznymi w module SAP WM są widoczne na poniższym ekranie:

Transakcja LX24 prezentuje listę danych podstawowych materiałów niebezpiecznych wraz z ich klasyfikacją m.in. klasą składowania, klasą zanieczyszczenia wody czy wszystkimi ostrzeżeniami. Celem tego raportu jest okresowa kontrola poprawności definicji rekordów materiałów niebezpiecznych.

Transakcja LX06 jest przeznaczona dla służb pożarowych. Pokazuje ona stany materiałów niebezpiecznych w poszczególnych obszarach ognioszczelnych lub w typach magazynu. Dzięki tej transakcji można łatwo szacować zagrożenie pożarowe w poszczególnych obszarach magazynu.

Transakcja LX08 pokazuje listę wszystkich substancji niebezpiecznych przechowywanych w magazynie wraz z ich stanami skupienia i ostrzeżeniami. Zawartość substancji niebezpiecznych w zapasie wynika wprost z definicji materiałów niebezpiecznych (por. rys. 1).

Podsumowanie

W moim przekonaniu przedstawiona tutaj funkcjonalność, choć prosta, pozwala szybko i wygodnie zorganizować zarządzanie materiałami niebezpiecznymi w praktycznie każdym magazynie. Nakład pracy na uruchomienie tej funkcjonalności oceniam na maksymalnie tydzień pracy na pojedynczy magazyn, wliczając w to konwersję danych, konfigurację strategii rozmieszczania i podstawowe szkolenie magazynierów. Dlaczego zatem tak rzadko ten obszar jest uruchamiany w trakcie wdrożeń systemu SAP ERP? Moim zdaniem powody są dwa. Przede wszystkim nie jest doceniana kwestia związana z odpowiedzialnością za zarządzanie materiałami niebezpiecznymi i jej rozdziałem obowiązków. Wdrożenia SAP ERP skupiają się przede wszystkim na technikaliach funkcjonowania systemu, a mniej na zagadnieniach organizacyjnych i zarządczych, na budowaniu realnej wartości z wykorzystaniem systemu. Drugą przyczyną jest fakt, że jak napisałem wcześniej, wymagane strategie składowania można zaimplementować bez wykorzystywania materiałów niebezpiecznych. To powoduje, że konsultanci nie są skłonni poznawać tej funkcjonalności i proponować jej klientom.

Zostaw komentarz

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.