Nowy FEBAN – przetwarzanie elektronicznego wyciągu bankowego

Nowy FEBAN

Nowe funkcje dostarczane przez SAP z kolejnymi wersjami EHP nie są automatycznie uruchamiane, więc często można nie zdawać sobie sprawy z nowych możliwości. Wraz z EHP 6 w systemie SAP pojawiła się funkcja biznesowa FIN_BL_EB_1 – Wczytanie i dalsze przetwarzanie elektronicznego wyciągu z konta. Zawiera w sobie dwie składowe: nową transakcję do importu elektronicznego wyciągu bankowego (np. w formacie MT940) oraz zmienioną transakcję FEBAN, do przetwarzania wyciągów bankowych. FIN_BL_EB_1 ma charakter odwracalny, więc w razie potrzeby wszystkie zmiany można odwrócić, poprzez dezaktywację z poziomu SFW5.

Nowe podejście do importu wyciągów bankowych bazuje na transakcji FEB_FILE_HANDLING, a opis tego procesu można znaleźć w nocie 1769749 – New Bank Statement Import (FEB_FILE_HANDLING). Poprzedni import z wykorzystaniem transakcji FF_5 cały czas funkcjonuje i jak najbardziej można go używać z nowym FEBANem.

Przedmiotem tego opracowania jest drugi aspekt funkcjonalności, czyli nowa transakcja do rozliczania wyciągów bankowych. Kod transakcji pozostaje ten sam – FEBAN. Zdecydowanie zmienia się jednak jej wygląd oraz możliwości.

Poprzednia wersja transakcji składała się z dwóch sekcji. Po lewej stronie pokazane były wszystkie pozycje wyciągów bankowych zgodnie z wcześniej uzupełnionym ekranem selekcji. Po prawej, zobaczyć można szczegóły danej pozycji.

Aktywacja omawianej funkcji, zdecydowanie zmienia powyższy wygląd.

Już na pierwszy rzut oka widać, że jest to coś zupełnie innego, niż poprzedni FEBAN. Ekran został podzielony na trzy sekcje. U góry pokazane są wszystkie pozycje wyciągów bankowych, według parametrów wyboru z ekranu selekcji. Jest także możliwość utworzenia własnego wariantu listy. Pozostałe dwie sekcje, związane są z konkretną pozycją wyciągu, wybraną z sekcji pierwszej. W sekcji środkowej podana jest operacja, jaką system rozpoznał podczas importu wyciągu, a także kwota z wyciągu. W przypadku pozycji rozliczonej, wszystkie dane są wyszarzone.

W przypadku pozycji nierozliczonych ekran prezentuje się następująco:

W polu Obrót pokazano kwotę pozycji wyciągu bankowego. W pozostałych polach, system uzupełnia wartości w miarę przypisywania pozycji wyciągu do odpowiednich dokumentów.

Po całkowitym przypisaniu Otwarte saldo zyskuje wartość zero oraz zielony znacznik – pozycja OK.

W polu Cel zastosowania pojawia się tekst operacji płatniczej z systemu bankowego.

Może tutaj znaleźć się na przykład lista płaconych faktur. Zdarza się jednak, że numer faktury jest podany błędnie lub w jego środku jest spacja, albo awizo płatności jest wysyłane przez klienta inną drogą. W takiej sytuacji można edytować cel zastosowania bezpośrednio w transakcji FEBAN, na przykład wklejając listę płaconych faktur, otrzymaną mejlem. Następnie należy wcisnąć Sprawdzanie. System jeszcze raz przeskanuje cel zastosowania, zgodnie z wybranym w konfiguracji algorytmem.

W każdej chwili można podejrzeć oryginalny cel zastosowania, a także usunąć ten wprowadzony przez użytkownika, korzystając z przycisków znajdujących się poniżej.

Wszelkie szczegóły związane z dokumentami, które zostały przypisane do pozycji wyciągu, zobaczyć można w sekcji trzeciej. Dostępne są następujące zakładki:

Liczba zakładek zależy od operacji z sekcji środkowej.

W zakładce Dokument zobaczyć można numer dokumentu księgowego po zaksięgowaniu pozycji wyciągu bankowego. Po dwukrotnym kliknięciu, system przechodzi do wyświetlania w FB03. Obok numeru dokumentu jest przycisk, za pomocą którego można wystornować daną pozycję.

Najważniejsza zakładka to Przypisanie. Tutaj pojawią się wszystkie dokumenty, które powinny zostać rozliczone z daną pozycją wyciągu.

Jeśli nie wszystkie dokumenty zostały znalezione, można je doczytać ręcznie, przy pomocy przycisku:

Do wyboru mamy wiele pól związanych z dokumentem (numer, data, referencja, dostawca, odbiorca itp.). Po wprowadzeniu kryteriów należy wcisnąć Rozpoczęcie szukania.

Znalezione dokumenty zostaną dołączone do listy w tej samej zakładce. Jeśli płaconych dokumentów nie ma jeszcze w systemie, można taką płatność zaksięgować korzystając z zakładki Akonto, dla dostawcy lub odbiorcy.

Korzystając z zakładki Dekretacja, można zaksięgować pozycję na koncie księgi głównej.

W zakładce Log, można przejrzeć komunikaty związane z przetwarzaniem danej pozycji wyciągu. Na przykład, w przypadku gdy algorytm interpretacji nie znalazł wszystkich dokumentów do rozliczenia, pojawia się komunikat: Różnica jest za wysoka dla jednego rozliczenia.

Ostatnia zakładka to Lista załączników, gdzie można podpiąć dodatkowe dokumenty.

Po przypisaniu wszystkich dokumentów, które mają zostać rozliczone z daną pozycją wyciągu bankowego, należy pozycję zaksięgować przyciskiem .

Wcześniej można przeprowadzić symulację dokumentu za pomocą przycisku .

Przydatne wskazówki

Podczas księgowania kwoty w walucie obcej, może zaistnieć konieczność zmiany wartości w walucie krajowej. W tym celu, należy przed zaksięgowaniem dokumentu przeprowadzić symulację. Na wynikowym ekranie wcisnąć Ponowne ustawianie. Teraz, wklikując się w daną pozycję dokumentu, można zmienić wartość w walucie krajowej.

Może się zdarzyć, że daną operację z wyciągu bankowego, trzeba zaksięgować po innym kursie, niż zaproponowany przez system. Także w tym przypadku jest na to rada. Podobnie jak w starym FEBANie, można włączyć tryb księgowania w pierwszym planie. Dzięki temu, po wciśnięciu przycisku Księgowanie, będzie można przejść każde okno i w razie potrzeby skorygować wpisy.

Zmiany trybu księgowania dokonuje się w menu Ustawienia -> Personalizacja. Można tu także zmienić inne domyślne opcje transakcji. Podobny ekran pojawia się po pierwszym uruchomieniu transakcji przez nowego użytkownika.

Korzyści nowego FEBANu:

  1. Możliwość edycji celu zastosowania i ponownego przeskanowania rozliczanych dokumentów
  2. Możliwość przeprowadzenia symulacji przed zaksięgowaniem
  3. Możliwość wystornowania danego dokumentu rozliczeniowego
  4. Pozycja wyciągu, która z jakiegoś powodu nie może zostać zaksięgowana, może zostać oznaczona jako zamknięta, poprzez menu Edycja -> Zmiana statusu -> Zrealizowane. Operację tą można cofnąć w podobny sposób

Komentarze o “Nowy FEBAN – przetwarzanie elektronicznego wyciągu bankowego

  1. Witam,
    Aby pociągnąć temat to z tego co zauważyłem to nowa feba bez włączania funkcji biznesowych jest dostępna pod transakcją FEB_BSPROC.
    Dodatkowo na HANI miałem bład:DBSQL_TABLE_UNKNWOW. Aby rozwiązać problem trzeba przegenerować jeszcze raz tabelę AT_FEB_FUZZY
    W moim wypadku również mam doczynienia z błędem FEB_BSPROC92 – Posting rules missing in F4 help(nota 2210038)

  2. Cześć,

    bardzo dobry artykuł – klienci wydają zwykle bardzo dużo pieniędzy na rozwiązania Z-towe czy też odbywające się poza systemem a SAP, co tu dużo ukrywać, skopiował co lepsze pomysły od zewnętrznych dostawców rozwiązania i zrobił z tego standardową transakcję.

    Do uzupełnienia podanych przez Ciebie informacji dodałbym jeszcze kilka rzeczy:
    1. W dalszym ciągu dostępny jest stary FEBAN – jest to zależne od parametru użytkownika: FIN_BSPROC_UI -> jeżeli wpisany jest tam ‘FEBAN’ to pod uruchamiana jest stara transakcja. Jeżeli jest puste albo FEB_BSPROC to uruchamiany jest nowy FEBAN.
    2. Nowy FEBAN ma również swoją transakcję FEB_BSPROC.
    3. Nowy FEBAN wyszukuje dokumenty niezależnie od jednostki gospodarczej, jeżeli nie mamy wybranego parametru ‘Jednostka gospodarcza’ w zakładce ‘Przypisanie’ – ustawienie tego najlepiej wykonać przez parametr użytkownika ‘FEB_QRY_ITEM’ i wpisać w nim: ‘AVKON BUKRS’ (spacje konieczne)
    4. Reguły księgowania w nowym FEBAN sprowadzają się tylko do ustalenia księgowania ‘WN’ / ‘MA’ konta bankowego lub przejściowego jak i typu dokumentu. Ustalenie czy księgowanie jest z rozliczeniem/ akonto czy bez można wykonać niezależnie od ustawień rozliczenia wynikającego z reguły księgowania.
    5. ‘Operacja’ determinowana jest poprzez algorytm interpretacji. Zmiana operacji zawsze wyzwala wykonanie algorytmu interpretacji przypisanego do danej ‘operacji’.
    6. Operacje te determinują również jakie zakładki są widoczne i jaka jest domyślna. Standardowe ustawienia operacji znajdują się w tabeli V_FEB_TATYP.
    7. Można również zdefiniować swoje operacje – je należy definiować w tabeli V_FEB_TATYP_C – jeżeli używają tego samego algorytmu interpretacji do standardowy to warto usunąć standardowy, gdyż system zawsze wybiera standardowy domyślnie.

    Pozdrawiam,
    Marek

Zostaw komentarz

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.