FOB, Zaopatrzenie z wczesnym przeniesieniem własności w SAP ERP

W dwóch zrealizowanych przeze mnie ostatnio projektach optymalizacji łańcucha dostaw wyzwaniem było planowanie i raportowanie w SAP ERP zamówień od dostawców OEM. Dostawcy ci byli zlokalizowani w centrach produkcyjnych przede wszystkim w Chinach i Turcji. Długoterminowe kontrakty określały czas dostawy, ścisłej czas produkcji wyrobów. Same dostawy zaś były realizowane zgodnie z incoterms FOB. rzadziej EXW. Sam łańcuch dostaw był stosunkowo długi, zawierał ponad miesięczny czas produkcji oraz blisko dwumiesięczny czas transportu przede wszystkim morskiego. We współczesnej globalnej gospodarce takie procesy logistyczne wydają się powszechne i powinny być standardowo obsługiwane przez systemy wspomagające zarządzanie przedsiębiorstwem. Na czym zatem polegały wyzwania związane z ich implementacją w SAP ERP?

Problem 1: Przejęcie własności a dostępność zapasu

Przedstawiane tutaj dostawy były realizowane głównie zgodnie z incoterms FOB. Oznacza to, iż kupujący ponosi odpowiedzialność za towar od momentu jego załadunku na statek, ponosi także koszty transportu. Co istotniejsze jednak, również w momencie załadunku, kupujący staje się właścicielem towaru. Fakt ten powinien znaleźć swoje odzwierciedlenie w księgach rachunkowych. Oznacza to, że z czysto finansowego punktu widzenia przyjęcie powinno zostać zaksięgowane w momencie załadunku. Z perspektywy zarządzania zapasami natomiast załadowana dostawa nie jest jeszcze dostępna, musi najpierw zostać przetransportowana i dostarczona do docelowego magazynu, a przyjęcie może zostać zaksięgowane dopiero tutaj. W przypadku moich projektów czas między „księgowym” a „logistycznym” przyjęciem wynosił blisko dwa miesiące.

Przedsiębiorstwa wykorzystujące SAP ERP często nie zauważają tego problemu i księgują przyjęcie „logistycznie” tj. po zakończeniu transportu. Nawet jeśli kwestia przeniesienia własności zapasu w dostawach FOB jest prawidłowo rozpoznana, fakt ten jest rejestrowany ręcznie tylko w module finansowo-księgowym bez integracji z częścią logistyczną systemu.

Problem 2: Planowanie zamówienia, integracja z MRP

System SAP ERP jest systemem zintegrowanym, a jego podstawowym celem jest automatyzacja procesów przedsiębiorstwa w tym planowania potrzeb materiałowych. Prawidłowo zaimplementowane planowanie MRP powinno generować propozycje nabycia towarów również dla dostaw FOB z uwzględnieniem przeniesienia własności na długo przed dostarczeniem do punktu docelowego. Poniższy diagram przedstawia najistotniejsze punkty harmonogramowanie takich dostaw:

Rys. 1 Harmonogramowanie dostaw z wczesnym przeniesieniem własności.

Otwarcie to czas jaki potrzebuje dział zaopatrzenia na obróbkę, zweryfikowanie oraz zatwierdzenie zamówienia i jego złożenie u dostawcy.

Realizacja to czas jaki potrzebuje dostawca na wyprodukowanie towarów i ich udostępnienie nabywcy. W przypadku dostaw FOB ten okres zawiera również czas transportu do portu i załadunku na statek. Realizację kończy przeniesienie własności zapasu na nabywcę, czyli „księgowe” przyjęcie. Ta data jest także żądaną przez nabywcę datą dostawy.

Ostatni segment to przyjęcie. Jest to czas upływający od dostarczenia towaru do magazynu do zaksięgowania przyjęcia, kiedy to dostawa staje się dostępna do dalszego wykorzystania.

Zwróćmy uwagę, że otwarcie i przyjęcie to etapy realizowane wewnątrz przedsiębiorstwa. Zatem ich długość jest definiowana w dniach roboczych zgodnie z kalendarzem przypisanym do zakładu, w którym jest realizowany proces zaopatrzeniowy. Natomiast realizacja i transport to segmenty realizowane poza przedsiębiorstwem, przez podmioty zewnętrzne: dostawcę i spedytora.  Zatem ich długość jest definiowana w dniach kalendarzowych, bez uwzględniania dni wolnych od pracy. Ta uwaga jest niezmiernie istotna dla dalszych rozważań nad możliwymi sposobami integracji tego procesu w SAP ERP.

Spójrzmy teraz w jaki sposób proces zaopatrzeniowy jest harmonogramowany w systemie  SAP ERP:

Rys. 2 Harmonogramowanie dostaw w systemie SAP ERP.

System SAP ERP harmonogramuje dostawy wstecz wykorzystując trzy segmenty czasowe, począwszy od daty dostępności. Jest to data, kiedy w planowaniu MRP występuje zapotrzebowanie, które powinno zostać obsłużone poprzez harmonogramowane zamówienie. Od tej daty jest odejmowany czas przyjęcia i obliczana jest oczekiwana data dostawy. Jest to data przekazywana dostawcy na zamówieniu zaopatrzeniowym. Czas przyjęcia jest obliczany w dniach roboczych zgodnie z kalendarzem zakładowym.

Następnie od daty dostawy jest odejmowany czas dostawy, co daje datę zamówienia. Czas dostawy to czas wymagany przez dostawcę na zrealizowanie zamówienia. Jako, że zamówienie jest realizowane poza przedsiębiorstwem przez podmiot zewnętrzny, czas dostawy jest obliczany w dniach kalendarzowych bez uwzględniania dni wolnych od pracy.

Z kolei od daty zamówienia odejmowane są dni robocze horyzontu otwarcia, który jest czasem potrzebnym działowi zaopatrzenia na przetworzenie i złożenie zamówienia.

Porównując oba diagramy widać, że w systemie SAP ERP brakuje segmentu obejmującego czas transportu. Ten właśnie niuans stanowi największe wyzwanie w integracji w tym systemie procesu zaopatrzenia z wczesnym przeniesieniem własności. W dalszej części artykułu przedstawię dwa rozwiązania tego problemu.

Problem 3: Raportowanie i ocena dostawcy

Poprawna implementacja omawianego procesu powinna zapewniać integrację z istniejącymi w systemie SAP ERP raportami. Raporty zaopatrzeniowe i funkcjonalność logistycznej weryfikacji faktur powinny rozpoznawać przyjęcie w momencie zaksięgowania przeniesienia własności zapasu, czyli już po załadunku. Ilość otwarta zamówienia powinna być również w tym momencie umniejszana. Ocena OTiF (ang. on-time in full) dostawcy, tj. ocena terminowości realizacji zamówień powinna także uwzględniać uzgodnione incoterms i odnosić się do oczekiwanej daty przeniesienia własności zapasu.

Jak zintegrować ten proces w SAP ERP?

Wersja 6.05 systemu SAP ERP przynosi funkcję biznesową LOG_MM_SIT (od Valuated Stock in Transit), która umożliwia, przynajmniej na poziomie operacyjnym, obsługę procesu zaopatrzenia z wczesnym przeniesieniem własności. Co interesujące ta funkcjonalność działa zarówno dla zakupów od dostawców zewnętrznych jak dla przesunięć z innych zakładów, przesunięć z centrów produkcyjnych do centrów dystrybucyjnych.

Pełną dokumentację funkcji LOG_MM_SIT znajdą Państwo w dokumentacji  systemu na stronie http://help.sap.com. Najprościej wyszukać ją w Google podając frazę: „LOG_MM_SIT site:help.sap.com”.

Funkcje biznesowe w SAP ERP są dodatkowymi funkcjonalnościami systemu, które normalnie nie są aktywne. Należy je włączyć w transakcji SFW5. Pojawiają się wtedy w systemie dodatkowe opcje menu, konfiguracje, rodzaje dokumentów, ruchy materiałowe itd. Słowem wszystko co jest niezbędne do obsługi danego procesu. Jakkolwiek bardzo użyteczne, te funkcje mają jedną wadę – praktycznie nie jest możliwe ich wyłączenie po aktywacji. Dlatego zdecydowanie rekomenduję, aby funkcje biznesowe aktywować najpierw w systemie testowym i najpierw dokładnie sprawdzić ich wpływ na całość systemu.

Funkcja LOG_MM_SIT udostępnia m.in. ruchy materiałowe 107 i 109, które umożliwiają odpowiednio zaksięgowanie przeniesienia własności zapasu oraz przyjęcie dostawy do magazynu. Księgowanie przeniesienia własności zapasu powoduje zwiększenie wycenionego zapasu zablokowanego (ang. valuated blocked stock). Ten zapas stanowi własność przedsiębiorstwa i jest uwzględniany w księgach rachunkowych, natomiast nie jest zapasem dostępnym. Zatem zastosowanie tego rodzaju zapasu i ruchu 107 rozwiązuje pierwszy opisany wcześniej problem.

Niestety księgowania ruchem 107 nie zostały przez SAP poprawnie zintegrowane z istniejącymi raportami logistycznymi. We wspominanych projektach problem ten został zgłoszony do działu wsparcia SAP, który wydał dwie noty, odpowiednio październiku i listopadzie 2015:

Warto o tych notach pamiętać w projekcie implementacji w SAP ERP procesu zaopatrzenia z wczesnym przeniesieniem własności.

Wcześniej napisałem, że funkcja LOG_MM_SIT umożliwia obsługę tego procesu na poziomie operacyjnym. Rozumiem przez rejestrowanie w systemie poszczególnych zdarzeń gospodarczych. Niestety LOG_MM_SIT nie rozwiązuje kwestii integracji tego procesu z planowaniem MRP (problem drugi – brak czasu transportu), nie daje też żadnych wskazówek jak poprawnie połączyć proces z raportowaniem OTiF.

Jednym z rozwiązań jest artykuł opublikowany na stronach SAP Community Network przez Purshottam Lal Koshti: Procurement with Origin Acceptance. Autor proponuje rozszerzenie danych podstawowych materiału o czas transportu i pozostawienie procesu planowania MRP zaopatrzenia praktycznie bez większych zmian. W tym podejściu data dostawy na zamówieniu to data dostarczenia do magazynu docelowego, a nie data przeniesienia własności. W związku z tym autor sugeruje modyfikację wydruku zamówienia, tak aby data dostawy na wydruku została umniejszona o czas transportu. Dzięki temu do dostawcy jest komunikowany prawidłowy, oczekiwany termin przeniesienia własności.

Drugą proponowaną modyfikacją jest zmiana procedury obliczania OTiF, tak aby terminowość realizacji dostaw była oceniana w stosunku nie do daty dostawy w zamówieniu, ale daty dostawy umniejszonej o czas transportu.

W moich projektach zastosowane zostało odmienne podejście. Zamiast rozszerzać dane w SAP o czas transportu, po prostu uwzględniliśmy czas transportu w czasie przyjęcia (por. rys. 1 i rys. 2). Dzięki temu data dostawy w zamówieniu odpowiada wprost dacie przeniesienia własności, co pozwala na bezpośrednią integrację procesu z raportowaniem OTiF oraz eliminuje konieczność modyfikacji wydruku zamówienia. W moim przekonaniu właśnie ta zgodność daty dostawy w zamówieniu z datą przeniesienia własności jest istotną zaletą tego rozwiązania. Jednak i to rozwiązanie nie jest pozbawione wad. Ujęcie czasu transportu w czasie przyjęcia w systemie powoduje, że czas transportu jest liczony wg dni roboczych, a nie kalendarzowych (por. końcowa uwaga dot. problemu 1). Nie znaleźliśmy idealnego rozwiązania tego problemu. W jednym projekcie kalendarz zakładowy został ustawiony na siedem dni roboczych w tygodniu bez żadnych świąt. W drugi przyjęliśmy pięć dni roboczych w tygodniu. Czas przyjęcia w systemie opracowaliśmy zaś jako czas transportu wyrażony w tygodniach pomnożony przez pięć dni roboczych. Zdaję sobie sprawę, że nie jest to idealne rozwiązanie, jednak zarówno w jednym i drugim przypadku wspólnie z działem logistyki uznaliśmy, że ważniejsza jest zgodność daty dostawy i daty przeniesienia własności i zgodziliśmy się na nieco przybliżone harmonogramowanie czasu transportu. Biorąc pod uwagę długość transportu morskiego, którego czas z natury jest trudny do precyzyjnego oszacowania uznaliśmy, że jest to wystarczająco dobre przybliżenie.

Celem niniejszego artykułu jest pokazanie wyzwań związanych z integracją w systemie SAP ERP procesu zaopatrzenia z wczesnym przeniesieniem własności, który jest powszechny we współczesnych łańcuchach dostaw, częsty tam gdzie stosowany jest transport morski. Celowo piszę tutaj integracją, a nie implementacją, gdyż chcę w ten sposób podkreślić znaczenie połączenia tego procesu z pozostałymi funkcjonalnościami i modułami systemu.

Zostaw komentarz

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.