SAP dla początkujących, cz. III – struktury organizacyjne (MM)

Nawiązując do poprzedniej części artykułu, przypomnę iż podczas nauki systemu SAP ERP, bardzo ważnym elementem jest obserwacja procesów zachodzących w systemie z jednoczesną obserwacją sytuacji rzeczywistej na hali logistycznej lub produkcyjnej. Dużym ułatwieniem jest umiejętność rozróżnienia dokumentów tworzonych na różnych etapach procesu, przez różne jednostki organizacyjne w strukturze przedsiębiorstwa. Druga sprawa to zrozumienie jaki wpływ i jakie dane podstawowe przyczyniają się do takiego a nie innego zachowania systemu. Podczas obserwacji systemu, największą przeszkodą (co może wszystkich zdziwić), nie jest brak znajomości transakcji – to przychodzi z czasem. Większym problemem jest brak znajomości struktury firmy i jej odzwierciedlenia w systemie.

Zrozumienie struktury pozwoliło na wysnucie logicznych wniosków typu, skąd się bierze zlecenie produkcyjne, zlecenie sprzedaży i czym to się różni od np. zlecenia przeniesienia czy jego zapotrzebowania. Lub nieco z innej beczki: czym się różni ruch WM od MM? itd., itd. Nie trudno więc zgadnąć, że to właśnie elementy struktury przedsiębiorstwa będą tematem tej części 🙂

Więc na co czekać? Czas na kolejną dawkę teorii. Zauważ, że już przed samym rozpoczęciem pracy w systemie, musisz zalogować do odpowiedniego mandanta.

Rys. 1 Ekran logowania do systemu (z wyborem mandanta)

Czym jest mandant? Jest to pierwszy i najwyższy element w systemowej hierarchii struktury organizacyjnej firmy. Dla zwykłego użytkownika wiedza o mandancie (zwanym również klientem) nie ma dużego znaczenia, jednak grzechem byłoby o nim nie wspomnieć. Tak więc klient (mandant) jest niezależną jednostką organizacyjną w zakresie prawnym, a także technicznym. Oznacza to, że jest on niczym innym jak obszerną bazą danych wraz z całą konfiguracją i danymi podstawowymi utworzonymi w jego obrębie. Mówiąc jeszcze prościej, mandant umożliwia posiadanie odrębnych pakietów danych transakcyjnych i podstawowych (w tym dane użytkowników), niezależnych od innych mandantów. Firma może posiadać mandanty produkcyjne, testowe itd, służące do całkowicie innych celów (np. szkoleniowych), dla których to opracowywane są odrębne pakiety uprawnień. Każdy użytkownik pracuje minimum na jednym mandancie, posiadającym trzy-znakowy numer identyfikacyjny. I to właśnie od tego elementu, rozbudowuje się całą systemową strukturę firmy. Oczywiście są również elementy, które nie są zależne od mandanta czyli moduły funkcyjne, tabele, programy ABAP itd. Więcej na ten temat znajdziesz tutaj: blogs.sap.com . . .

Należy również pamiętać o tym, że dane wprowadzane na poziomie mandanta, dotyczą wszystkich przynależnych jednostek gospodarczych i struktur organizacyjnych firmy, więc dane te są wprowadzane tylko raz.

Podczas nauki systemu, zauważysz, że większość transakcji logistycznych polegających na nabyciu lub zbyciu towarów odbywa się w referencji do dokumentu zamówienia. Już podczas jego tworzenia/edycji natkniesz się na terminologię związaną ze strukturą firmy a tym samem zaczniesz poznawać moduł MM (Material Management – Gospodarka Materiałowa). Poznanie tych struktur, powinno ułatwić Ci zrozumienie procesów odbywających się w systemie. Zwróć uwagę na rysunek 2, przedstawiający hierarchię elementów organizacyjnych, które napotkasz podczas eksploracji modułu MM (jako ciekawostkę dodam, że został on wprowadzony w 1980 roku wraz z rozszerzeniem SAP z wersji SAP R1 do SAP R2 – wtedy to wprowadzono moduł MM i moduł odpowiedzialny za obsługę procesów sprzedaży i dystrybucji – SD).

Rys. 2 Struktura firmy (moduł MM)

Na samej górze struktury istnieje mandant (opisany wcześniej) i dopiero od tego elementu rozgałęzia się dalsza część struktury, charakterystycznej dla modułu MM. Kolejnym elementem jest jednostka gospodarcza, która z punktu widzenia SAP nie jest rozumiana w taki sam sposób jak pamiętamy to z lekcji ekonomii. Różnica polega na tym, że firma jako przedsiębiorstwo jest niezależnym podmiotem, który ma prawny obowiązek sporządzania sprawozdań finansowych jako całość. Firma ta jednak może składać się z wielu nie-niezależnych oddziałów (np. poza granicami kraju) i te oddziały są zdefiniowane przez SAP jako jednostki gospodarcze z przypisanym jednym wspólnym planem kont (ale odrębnymi zestawami kont i bilansów zysków i strat). To z kolei pozwala na sporządzanie odrębnych sprawozdań finansowych a tym samym kontrolę finansów dla każdej, odrębnej jednostki gospodarczej, wchodzącej w skład głównej firmy “matki”. Każda jednostka gospodarcza może posiadać swoją własną walutę oraz wartość podatku a wszystkie transakcje wywierające wpływ na rachunkowość są rozpatrywane na poziomie każdej, odrębnie zdefiniowanej jednostki gospodarczej. Ten element struktury tworzony jest na poziomie modułu FI – odpowiedzialnego za finanse (kolejna ciekawostka: moduł finansowy jako pierwszy został opracowany przez SAP w 1973 roku, wraz z wprowadzeniem wersji SAP R/1. To od niego rozbudowywano kolejne moduły, które ściśle są ze sobą powiązane).

Kolejnym i to już zdecydowanie logistycznym elementem w strukturze firmy jest zakład. Przez SAP jest on definiowany jako jednostka organizacyjna, służąca do podziału przedsiębiorstwa pod względem produkcji, zaopatrzenia i planowania materiałów. Oznacza to, że dokładne zdefiniowanie pojęcia zakład, zależy od punktu widzenia z jakiego jest on rozpatrywany. Zakład w module MM pojmowany jest jako fizyczna lokalizacja i miejsce, dla którego odbywa się wycena zapasów. Natomiast z punktu widzenia produkcji, zakład jest miejscem w którym produkowane są wyroby. W module PP (Planowanie Produkcji) służy on do planowania potrzeb materiałowych (MRP). Mówiąc prościej, na poziomie zakładu sprawdza się zarówno aktualną jak i przyszłą dostępność materiałów, w celu oceny zdolności produkcyjnych. Dla każdego zakładu zdefiniowany jest osobny kalendarz zakładowy uwzględniający dni robocze oraz wolne od pracy, co pozwala efektywnie planować produkcję i zaopatrzenie w zakładach poza granicami kraju. Jeśli interesuje Cię jak wygląda tworzenie i konfigurowanie zakładu to gorąco polecam wszystkie części poradników Piotra Krawca.

Kolejnym i jednocześnie najniższym elementem struktury logistycznej jest skład, który jest niczym innym jak po prostu miejscem magazynowania produktów. Celem składu jest możliwość rozdzielenia produktów pod względem zdefiniowanych potrzeb. Na pewno podczas pracy w systemie spotkałeś się z składem, na którym magazynowane są tylko wyroby gotowe, inny skład natomiast służył do przechowywania materiałów surowych, być może jeszcze inny do materiałów uszkodzonych. Konfiguracja składów zależy tylko i wyłącznie od specyfiki firmy. Na przykład: wyobraź sobie sytuację, w której materiał wymaga kontroli jakości przed wydaniem na produkcję. Surowiec ten musi zostać oddzielony od składu, z którego wydajemy materiały do produkcji. W trakcie inspekcji może okazać się, że materiał jest wadliwy. Tak więc, zapasy w tym składzie nie powinny być uwzględniane podczas tworzenia zleceń produkcyjnych. A więc jak już wcześniej wspomniałem skład jest miejscem przechowywania produktów, dlatego użytkując SAP, niejednokrotnie spotkasz się z terminem skład IM, co oznacza skład Inventory Management (zarządzanie zapasami). Oznacza to, że skład ten zarządzany jest na poziomie zapasów, bez przypisanego numeru magazynu. Być może napotkałeś również pojęcie skład WM (Warehouse Management). Jest to skład zarządzany na poziomie magazynu. Taką funkcjonalność oferuje kolejny moduł (WM), który został wprowadzony przez SAP wraz z wejściem w życie nowej wersji SAP R/3 w 1992. Wtedy to moduł MM został rozbudowany o moduł WM a wraz nim, rozwinęła się dalsza struktura organizacyjna. Celem rozbudowy struktury było m. in. precyzyjne określenie lokalizacji produktu przechowywanego na magazynie (z dokładnością do fizycznego miejsca składowania). W składzie MM (IM) towary przechowywane są w “jednym worze”, co oznacza, że wiemy ile mamy sztuk danego zapasu, ale nie wiemy gdzie dokładnie on się znajduje. W składzie obsługującym moduł WM, mamy możliwość podejrzenia precyzyjnej, fizycznej lokalizacji materiału, wraz z wglądem historii jego ruchów. Struktura WM zostanie przedstawiona w kolejnych częściach 😉

Wracając do tematu, spójrz na rysunek 3. Zauważysz, że znajomość struktury ma dosyć duże znaczenie. Wszystkie jej elementy pojawiają się w najczęstszym dokumencie modułu MM, mianowicie w zamówieniu. A teraz zwróć ponownie uwagę na wcześniejszy rysunek (2). Zauważysz, że jeden skład może mieć przypisane dwa odrębne zakłady. Podczas wprowadzania zamówienia można popełnić błąd, ponieważ dla wspólnego składu (na którym fizycznie znajdują się materiały) możemy wprowadzić błędny zakład. Następnie po przyjęciu materiałów, pomimo tego, iż fizycznie będą znajdowały się w odpowiednim miejscu to wycenione zostaną dla nieprawidłowego numeru zakładu. Oprócz opisanych wyżej elementów struktury na rysunku widoczne są również “dział zaopatrzenia” i “grupa zaopatrzeniowa”, ale spokojnie, już śpieszę z wyjaśnieniem.

Rys. 3 Elementy struktury organizacyjnej w dokumencie zamówienia

SAP definiuje dział zaopatrzenia jako jednostkę organizacyjną odpowiedzialną za zakup materiałów lub usług oraz za negocjowanie warunków zakupu z dostawcami. Jednostka ta ponosi prawną odpowiedzialność za wszystkie zewnętrzne transakcje zakupu. Dział zaopatrzenia może być przypisany do firmy jako centrali, która zarządza wszystkimi jednostkami gospodarczymi i zakładami. Może być również przypisany do jednostek gospodarczych mieszczących się w różnych krajach, lub również osobno dla każdego zakładu. Oznacza to, że każda jednostka gospodarcza i zakład mogą mieć przypisany swój własny dział zakupów w zależności od potrzeb biznesowych. Więcej na temat tworzenia działu zaopatrzenia znajdziesz w kolejnym poradniku Piotra Krawca.

Grupa zaopatrzeniowa, natomiast jest niczym innym jak po prostu osobą lub grupą osób zajmujących się określoną grupą materiałów nabytych za pośrednictwem działu zaopatrzenia. Zatem jednostka ta znajduje się poniżej działu zaopatrzenia (jest jego odnogą). Grupa zaopatrzeniowa jest punktem kontaktowym dla dostawców.

I to by było na tyle jeśli chodzi o podstawowe elementy systemowej struktury przedsiębiorstwa, na jakie mogłeś się natknąć podczas użytkowania modułu MM. Być może spotkałeś się również z pojęciem: magazyn, typ magazynu albo miejsce składowania. Jeśli tak, to oznacza, że użytkujesz również moduł WM, którego struktura będzie przedstawiona w odrębnym artykule. Bardzo możliwe, że właśnie zastanawiasz się nad sensem czytania tej teorii. Być może myślisz, że potrzebujesz wiedzieć gdzie co klikać zamiast uczyć się nudnego teoretycznego bełkotu, ale uwierz mi, tak będzie Ci łatwiej. Podczas pracy z SAP, niezliczoną ilość razy spotykałem się z problemem braku umiejętności zdefiniowania problemów wśród innych użytkowników. Zdarza się, że ludzie inaczej nazywają zupełnie ten sam dokument, przez co dochodzi do nieporozumień. Byłem świadkiem kłótni, w których użytkownicy kłócili się, że jeden “tworzy w systemie setkę” a drugi zaprzecza, że to nie może być prawda bo on “tworzy sto pięćdziesiątkę”, nie wiedząc, że w rzeczywistości tworzą ten sam dokument zlecenia produkcyjnego, ale zakres numeracji może być odrębnie zdefiniowany dla obydwu zakładów. Zlecenie produkcyjne to zlecenie produkcyjne, skład to skład, a miejsce składowania jest miejscem składowania – mylenie tych pojęć naprawdę przysparza problemów. Zatem staraj się świadomie czytać dane wprowadzane przez Ciebie do systemu. W ten sposób zwiększysz swoją świadomość a to na pewno zaowocuje 😉

Zapewne przyglądając się rysunkowi trzeciemu stwierdziłeś, iż istnieją w nim elementy, które nie zostały tutaj opisane. To są elementy danych podstawowych, które są niezbędne do wykonania jakiekolwiek procesu związanego z ruchem materiału. Te elementy również zostaną przedstawione w odrębnym artykule.

Jeśli po przeczytaniu artykułu czujesz niedosyt to więcej o strukturach organizacyjnych przedsiębiorstwa możesz znaleźć tutaj: SAP HELP…

 

 

Zostaw komentarz

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.