SAP dla początkujących, cz. IV – czyli dane podstawowe materiału MM

Po przeczytaniu poprzedniego wpisu znasz już podstawowe elementy struktury organizacyjnej modułu MM. A więc masz już za sobą początek drogi do poznania SAP ERP, od strony gospodarki materiałowej. Kolejnym krokiem jest poznanie plików danych podstawowych, które są niezbędnym elementem omawianego modułu. Dane te wpływają bezpośrednio na efektywne i płynne działanie systemu. Na szczególną uwagę zasługuje fakt, iż to nie firma wdrożeniowa odpowiada za ich prawidłowe opracowanie tylko właśnie Ty – jako użytkownik. Dane podstawowe wymagają ciągłej opieki i pielęgnacji. Zaczniemy od danych podstawowych materiału. Ale czym te dane są? Gdzie można je tworzyć i zmieniać? Jak istotne one są dla modułu MM? Celem tego artykułu jest znalezienie odpowiedzi na te pytania. Zapraszam do lektury!

Dane podstawowe materiału, to zbiór tabel z informacjami na temat konkretnego materiału. Informacje te wprowadzane są w transakcjach przeznaczonych właśnie do tego celu. Dane podstawowe materiału nie są tylko jednym plikiem (choć mogą być wprowadzane w jednej transakcji). Są zbiorem wielu plików, które aktualizowane są przy każdym wprowadzeniu informacji do transakcji MM01, MM02. Zaletą takiego zbioru jest brak potrzeby przełączania pomiędzy transakcjami, a tym samym brak konieczności magazynowania ogromnej ilości danych odrębnych dla każdej komórki organizacyjnej.

Przechodząc do transakcji MM01 lub MM02 zauważysz, że istnieją w niej zakładki (wglądy) zależne od funkcji jaką, informacje w nich zawarte, pełnią dla odpowiedniego działu w firmie. Tak więc w rekordzie danych podstawowych materiału zawarte są m.in. informacje dotyczące:

  • Księgowości (rachunkowości)
  • Planowania potrzeb materiałowych i kontroli dostępności materiału
  • Zaopatrzenia
  • Produkcji
  • Magazynowania
  • Prognozy oraz dane poprzedniego zużycia
  • Sprzedaży i dystrybucji
Rysunek 1. Wglądy dla rekordu danych podstawowych materiału

Powyższy obrazek przedstawia obszar danych zależnych od pełnionej funkcji. Po przejściu do transakcji MM01/MM02 nie sposób nie zauważyć, że istnieje również wymiar organizacyjny wprowadzania danych. Oznacza to, że podczas tworzenia/edycji rekordu danych podstawowych materiału musisz zdefiniować dla jakiego poziomu organizacyjnego chcesz te dane zmieniać. Możesz to robić dla każdego poziomu, np.: poziomu zakładu, składu, działu zaopatrzenia itd. Co to właściwie znaczy? Podczas tworzenia rekordu danych podstawowych materiałów musisz podać zakład lub skład lub jakikolwiek inny element organizacyjny, dla którego ów materiał jest tworzony. Teraz wyobraź sobie sytuację, w której użytkownik zupełnie innego działu (np. magazyn), potrzebuje utworzyć taki rekord a następnie opracować dla niego dane za które jest odpowiedzialny. System wyświetli mu informację, że taki materiał już istnieje, więc nie może go utworzyć drugi raz. Jedyne co musi zrobić to rozszerzyć rekord danych podstawowych o dodatkowy wgląd i właśnie przy tym kroku będzie musiał podać dane organizacyjne. Podczas tworzenia materiału, wgląd odpowiedzialny za gospodarkę magazynową nie był brany pod uwagę, dlatego trzeba rozszerzyć rekord o ten właśnie wgląd. Zwróć uwagę na poniższy rysunek.

Rysunek 2. Poziomy organizacyjne dla rekordu danych podstawowych materiału

A więc pamiętaj, że rekord danych podstawowych materiału (zwany Material Master) możemy: tworzyć lub rozszerzać (np. w transakcji MM01).

Podczas tworzenia rekordu danych podstawowych materiału, możesz spotkać się z dylematem dotyczącym numeracji materiału: jaki numer wybrać dla nowo tworzonego materiału? Musisz jednak wiedzieć, że jako użytkownik końcowy możesz nie posiadać odpowiednich uprawnień do dowolnego manewrowania podczas wyboru numeracji. Dlaczego? Dlatego, że sposób definiowania zakresów numerów dla tworzonych materiałów został ustalony przez administratora systemu. System SAP pozwala na zdefiniowanie dwóch metod numeracji: zewnętrzna i wewnętrzna. Możesz sam definiować numer tylko wtedy jeśli firma korzysta z metody numeracji zewnętrznej, jeśli nie, to znaczy, że firma korzysta z numeracji wewnętrznej i numer jest nadawany automatycznie, jako kolejny z uprzednio zdefiniowanego zakresu. W tym drugim przypadku, numer poznasz dopiero po utworzeniu materiału.

Zakres i metoda numeracji definiowana jest w przewodniku konfiguracji (SPRO), poprzez menu widoczne jak na poniższym obrazku.

Rysunek 3. Ścieżka menu dla konfiguracji zakresów numerów materiałów

Zakres i metoda numeracji przypisywana jest do typu materiału. Oznacza to, że firma może stosować inny sposób numeracji dla wybranych typów materiałów i jeszcze inny dla pozostałych typów. Ale co to w ogóle jest typ materiału? Jest to po prostu zgrupowanie materiałów o takich samych lub podobnych właściwościach i przypisanie ich do tego samego typu. Przykładem podstawowych typów mogą być: materiały opakowaniowe, wyroby gotowe, półwyroby, surowce itd. Firma może również tworzyć swoje własne typy materiałów wychodzące poza zakres standardu SAP. Od typu materiału zależy również sekwencja i ilość wglądów widocznych podczas tworzenia materiału. Zależności te również ustawia się w przewodniku konfiguracji SPRO (spójrz na rysunek 4).

Rysunek 4. Szczegóły rodzaju materiału (przewodnik konfiguracji)

Z wyborem rodzaju materiału spotkasz się (Jako użytkownik końcowy) już podczas jego tworzenia, czyli w transakcji MM01.

Rysunek 5. Ekran wyboru typów materiałów w transakcji MM01.

Natomiast utworzenie zupełnie nowego typu dla materiałów leży już tylko i wyłącznie w gestii administratora systemu. Odbywa się to poprzez dodanie odpowiedniego wpisu w przewodniku konfiguracji (SPRO) do, którego można się dostać poprzez wybór menu: Logistyka ogólnie/Dane podstawowe/Podstawowe ustawienia/Typy materiału/Ustalanie właściwości typów materiałów (menu z rysunku 3). Bardzo szczegółowy opis dla tworzenia nowego typu materiału znajdziesz w świetnym blogu na SAP Community.

Ty, jako użytkownik końcowy, nie możesz korzystać z takiego przywileju, natomiast możesz samodzielnie dokonać zmiany typu materiału, za pośrednictwem transakcji MMAM, lub poprzez menu: SAP: Logistyka/Gospodarka materiałowa/Dane podstawowe materiału/Materiał/Zmiana rodzaju materiału

Rysunek 6. Zmiana rodzaju materiału

 

Jak już zostało wspomniane na początku, dane podstawowe materiału oraz ciągła, odpowiednia opieka nad nimi, w bardzo dużym stopniu wpływają na efektywne działanie systemu. W związku z tym dane podstawowe wymagają ciągłych zmian, które możesz wprowadzać za pośrednictwem transakcji opisanych w tym wpisie. W przypadku potrzeby masowego dokonania zmian na wielu materiałach, zapoznaj się z artykułem o transakcji MM17. Jeśli nadal jesteś głodny wiedzy skorzystaj z większej dawki materiałów dostępnych na stronie pomocy SAP.

Na koniec, powinieneś wiedzieć, że wiele danych podstawowych może mieć swoje źródło w innych systemach lub w starszych wersjach systemu i mogą one zostać wykorzystane do eksportu (migracji) do systemu SAP podczas jego implementacji. Zastanawiałeś się kiedyś nad tym, skąd w Twojej firmie znalazły się wszystkie rekordy danych podstawowych? Czy podczas wdrożenia systemu, firma zatrudniła kogoś kto przez kilka lat wprowadzał pojedynczo tysiące danych podstawowych do systemu? Wiadomo, że podczas wdrażania systemu SAP, klienci przechodzą z jednego systemu w drugi i chcą przy tym zachować odpowiednie wartości opracowanych wcześniej danych podstawowych. Pliki te nie są wprowadzane ręcznie. Są kopiowane z systemu źródłowego a następnie konwertowane do plików danych w systemie SAP. Również podczas rozbudowy organizacji o dodatkowe magazyny czy zakłady może zaistnieć potrzeba masowego tworzenia rekordów danych podstawowych. Proces pojedynczego wprowadzania danych może być żmudny i czasochłonny więc może pojawić się ryzyko pomyłki. Na szczęście, w takim przypadku SAP ratuje nas rozwiązaniem w postaci narzędzia do migracji (masowego tworzenia) danych podstawowych, jakim jest LSMW. Zgodnie z definicją SAP, narzędzie to przeznaczone jest głównie dla konsultantów. Czy użytkownicy końcowi nie powinni tego używać? Właśnie o tym będzie kolejny artykuł.

Zostaw komentarz

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.