SAP dla początkujących – przydatne tricki i wskazówki

Zapewne każdy z Was, jako użytkownik SAP, zna jakieś przydatne “tricki” ułatwiające codzienną obsługę systemu i nie wyobraża sobie jakby ta praca wyglądała gdyby tych “tricków” nie było. Na szczęście oprogramowanie SAP, pozwala często pójść na “skróty” bez pomijania jakichkolwiek standardów, a to ma bezpośredni wpływ na efektywność naszej pracy. Gdybym mógł się cofnąć w przeszłość z wiedzą, którą posiadam dziś, zaoszczędziłbym sobie nerwów i czasu, właśnie dzięki użyciu tych wskazówek. Mam nadzieję, że wpis ten będzie pomocny dla tych, którzy są na etapie odkrywania SAP, a stopień jego przydatności zostanie odzwierciedlony w efektywnej i miłej, codziennej pracy z systemem.

Pracując kiedyś, jako człowiek zaopatrujący stanowiska montażowe na produkcji, bardzo często musiałem dostarczyć część, której numeru nikt nie znał. Zazwyczaj to były śruby o odpowiednich rozmiarach, które bezpośrednio były wyksięgowywane przeze mnie w MPK. Otrzymywałem tylko informację: potrzebna śruba 8×25, sześciokątna. Wierzcie mi, że śrub o takim wymiarze może być naprawdę bardzo dużo (stopnie twardości, wysokość łba itd.). Bez znajomości “tricków” musiałbym chyba zatrzymać produkcję, aby dowiedzieć się jaki jest jej numer.

Trick 1: Wyszukiwanie

Tak więc o to pierwszy “trick” ratujący mi życie. W każdej standardowej transakcji istnieje opcja pozwalająca na poszerzenie zakresu wyszukiwania, która wygląda tak: .

Po kliknięciu w symbol z lupą, system otwiera nowe okno z możliwością wprowadzania bardziej zaawansowanych kryteriów szukania. Powracając więc do mojego przypadku i przyjrzymy się możliwościom i zastosujmy to w transakcji LS24. Jeśli chcemy wyszukać numer materiału, który zaczyna się na 22 ale nie znamy następnych cyfr, możemy skorzystać z symbolu +. Przykład: znam dwie pierwsze cyfry, nie znam kolejnej, ale znam cyfrę w środku. W takim przypadku zastosuje metodę jak niżej:

W rezultacie otrzymam listę numerów materiałów, które spełnią wymagane przez mnie kryteria:

Jeśli natomiast nie znam długości liczby cyfr w numerze materiału, mogę symbol + (który oznacza cyfrę) zastąpić symbolem gwiazdki (*). Symbol gwiazdki oznacza nieskończony ciąg znaków. Czyli wyszukując: 22* – system wyświetli wszystkie materiały zaczynające się na 22….. Metodę tą stosować można na różne sposoby, dlatego, że stawiając gwiazdkę z przodu możemy wyszukać materiał, który kończy się na zdefiniowanej przez nas cyfrze. Oczywistym jest fakt, że metodę tą można zastosować również do wyszukiwania materiałów po nazwie, jak na rysunku niżej:

Trick 2: Zaznaczanie

Z pewnością nie jeden z nas miał kiedyś problem z zaznaczeniem pewnego obszaru w SAP, np. w transakcji LX02. Teraz pojawia się problem, jak zaznaczyć numery materiałów w celu wklejenia ich np. do Excela?

Tutaj na pomoc przychodzi nam funkcja CRTL + Y, po której wykorzystaniu system wyświetli symbol “+”, którym możemy wybrać obszar do zaznaczenia.

Trick 3: Wydruk (zrzut z ekranu)

Z dwoma powyższymi trickami wiąże się również kolejna funkcja, za pomocą której mamy możliwość wykonania zrzutu ekranu aktualnie przetwarzanej transakcji. Wyszukaliśmy materiał, teraz chcemy szybko wydrukować listę, aby przekazać ją na przykład pracownikowi magazynu. Wystarczy skorzystać z menu opcji widocznego na pasku narzędzi SAP:

Trick 4: Zapamiętanie stałych parametrów użytkownika

Jeśli podczas korzystania ze standardowych transakcji bardzo często musisz wprowadzać dane zakładu, składu, jednostki gospodarczej czy jakiekolwiek inne pola, możesz zdefiniować dla nich wartości na stałe. Nie będziesz musiał wpisywać ich ponownie po uruchomieniu transakcji. Spójrz na zrzut z transakcji MB51, chcesz aby pola (1) i (2) były zapamiętane na stałe?

Nic prostszego przejdź do menu w górnej części okna i wybierz: System/Profil użytkownika/Dane własne. Następnie w otwartym oknie przejdź do zakładki parametr i wprowadź ID parametru (1) oraz jego wartość (2).

Skąd wziąć ID parametru? Przejdź do interesującego Cię pola w transakcji, wciśnij F1 i wyszukaj w pomocy ID parametru odpowiedniego pola, jak na poniższym zdjęciu:

Trick 5: Włączanie/wyłączanie opcji rozszerzonego wyszukiwania

Jeśli denerwuje Cię opcja rozszerzonego wyszukiwania dla pól wprowadzania w transakcjach (jak na zdjęciu niżej), możesz bez problemu ją wyłączyć. Dla mnie osobiście opcja ta jest bardzo fajnym rozwiązaniem, ale spotkałem się z pytaniami jak to wyłączyć, ponieważ utrudnia to pracę.

Wyłączenie, lub włączenie tej opcji możesz wykonać z poziomu ustawień opcji SAP GUI, czyli przycisk z którego korzystaliśmy przy wydruku ekranu:

Włączenie tej opcji natomiast możliwe jest tylko w przypadku, gdy Twój administrator odpowiednio skonfigurował system w celu implementacji tego dobrodziejstwa.

Trick 6: Ustawianie fokusu na następnych polach wprowadzania

Jak już jesteśmy przy opcjach SAP GUI, to warto wspomnieć tutaj o kolejnym dobrym rozwiązaniu. Jeśli wprowadzasz dużo danych do transakcji (pojedynczo) i musisz manewrować pomiędzy polami wprowadzania za pomocą przycisku tabulatora, to możesz włączyć opcję, która automatycznie będzie przechodziła do każdego kolejnego pola. Działa to na tej zasadzie, że jeśli skończysz wprowadzanie danych w aktualnym polu (bo po prostu skończy się już miejsce do wprowadzania), system przejdzie (ustawi kursor) na kolejnym polu. Możesz wtedy wprowadzać dane w jednym ciągu. Opcje tą znajdziesz tutaj:

Trick 7: Włączanie/wyłączanie historii danych wprowadzanych do SAP

Zauważyłeś zapewne, że podczas wprowadzania zmian w transakcjach SAP, system zapamiętuje historię ostatnich wpisów. Czasami może pojawiać się potrzeba wyłączenia historii. Wyłączanie historii wydaje się nie mieć sensu, ale wierzcie mi sam byłem świadkiem sytuacji, w której wyłączenie jej uratowało komuś życie. Wyobraźcie sobie sytuację podczas wprowadzania wyników zliczania do dokumentu inwentaryzacji. W tym przypadku aktywowana historia zamiast pomóc tylko utrudniła, ponieważ pojawiały się pomyłki, przez to, że system proponował ostatnio wprowadzaną wartość. Historię oczywiście można wyłączyć w opcjach dla SAP GUI:

Trick 8: Wyszukiwanie transakcji po nazwie

Wyszukiwanie transakcji poprzez funkcję search_sap_menu zostało przedstawione w artykule o ujarzmianiu menu, jednakże jakiś czas po publikacji tego wpisu natknąłem się w sieci na podobną, a może i nawet lepszą funkcję, mianowicie: SDMO. Wystarczy wpisać ten skrót w menu wyszukiwania transakcji, aby uruchomić funkcję widoczną na poniższym obrazku. Umożliwia to nam wyświetlenie wszystkich transakcji, które zawierają wyszukiwany przez nas ciąg znaków.

Trick 9: Skróty do otwierania/zamykania transakcji/sesji

Na koniec warto wspomnieć o skrótach bardzo wspomagających nawigację po transakcjach, bez których nie wyobrażam sobie życia.

Po lewej stronie znajdują się kody, które powinny zostać wprowadzone w polu polecenia menu, po prawej stronie natomiast znajdziesz opis funkcjonalności wprowadzanego kodu.

Kod Opis
/nLS24 Kończy bieżącą transakcję i otwiera nową zgodnie z wprowadzonym kodem (w naszym przypadku LS24)
/*MB51 Otwiera w tym samym oknie wpisaną transakcję z pominięciem okna wyboru. System wczyta dane tylko wtedy jeśli dla ekranu wyboru masz zapamiętane stałe ID parametru (patrz trick 4) lub uruchomi transakcję z ostatnio zapamiętanymi parametrami (patrz trick 7)
/n Kończy bieżącą transakcję (nie zapisane dane zostaną utracone)
/nex Kończy wszystkie otwarte transakcje i wylogowuje (bez pytania o zapis dokonanych zmian – trzeba uważać)
/nend Wylogowuje z systemu (pyta o wylogowanie)
/oLS24 Otwiera nową sesję z wprowadzonym kodem transakcji (w naszym przypadku LS24), bez zamykania bieżącej
/o Otwiera okno z widocznymi wszystkimi uruchomionymi sesjami (pozwala na wybór sesji do zamknięcia z poziomu tego otwartego okna)
/h Przełącza w tryb debugowania (ABAP debbuger)

Mam szczerą nadzieję, że wpis ten ułatwi i usprawni pracę użytkownikom początkowym, być może również zaawansowanym. Jeśli ktokolwiek z Was zna jakiś trick usprawniający pracę, ale o nim nie wspomniałem, proszę uprzejmie o komentarz – postaram się zaktualizować wpis. A tym czasem… Miłego SAPowania!!!

 

 

Komentarze o “SAP dla początkujących – przydatne tricki i wskazówki

  1. Już nie mogę się doczekać jak wprowadzą u nas HANE. Mam nadzieję, że nie będzie to tylko serwer 🙂

    Co do inwentaryzacji to zauważyłem, że ona w ogóle jest mało przyjazna dla użytkownika.Mogliby popracować trochę nad usability 😉
    W oknie nie da się wprowadzić takiej samej ilości pozycji co na karcie. Próbowałem regulować jego wysokość ale okazywało się, że na jednej stronie ilość się zgadza, a na drugiej jest o jedną pozycję mniej. W konsekwencji dane “rozjeżdżają się” od razu.
    Jako, że jestem praworęczny to używanie jednocześnie myszki i klawiatury (myszką przeskakuję w kolejne pole, a z klawiatury wpisuję stan magazynowy) jest praktycznie niemożliwe. Pozostaje użycie klawiatury. Na szczęście przechodzenie do kolejnej pozycji jest dość proste i służy to tego klawisz “strzałka w dół”, ale SAP dodał po każdej pozycji pole podsumowujące (nie wiem czy dobrze się wyraziłem ;)) i żeby przejść do pola edytowalnego trzeba wcisnąć strzałkę dwa razy. Przy małych magazynach to nie problem, ale przy ponad 3000 pozycji trochę przeszkadza. Można się jednak przyzwyczaić 😉
    Rzeczą, której nie rozumiem totalnie, albo popełniłem jakiś błąd podczas generowania arkuszy, jest spis zapasów specjalnych, zgromadzonych pod projektami utworzonymi w module PM. O ile mogę zrozumieć zamysł uporządkowania materiałów wg projektów, podczas ich wprowadzania do systemu, tak nie jestem w stanie pojąć dlaczego na arkuszach spisowych kolejność materiałów jest całkowicie losowa. Arkusz zaczyna się od pozycji 65, po niej jest 66, 67 i nagle 280, po czym znów powrót do 6x. Nie ma to również nic wspólnego z uporządkowaniem wg numerów indeksów, jak w przypadku zapasów z nieograniczonym wykorzystaniem. Nie widzę tu żadnego logicznego klucza sortowania 😉
    Może jakaś podpowiedź? :p

    1. Cześć! Ciężko odpowiedzieć, dlatego, że nie wiem czy piszesz o inwentaryzacji w WM czy tylko w IM. Wiem, że może się to wydać śmieszne ale co do ilości pozycji widocznych w oknie to wpływ na ich ilość może mieć również rozdzielczość monitora 😉 Wyobraź sobie, że kilka razy zastanawiałem się dlaczego jeden użytkownik w transakcji MB1B podczas przeksięgowania, widzi tylko 12 wpisów możliwych do wprowadzenia a ja widzę ich 24 – okazało się, że chodzi o rozdzielczość monitora 😀
      Co do kolejności na arkuszu to może być, że kolejność jest nie według numeru materiału, czy zapasu specjalnego tylko, że system sortuje po kwancie (jeśli jest to inwentura w WM). Ogólnie ciężko jest powiedzieć coś na ten temat tak z pamięci (inwenturę w końcu przeprowadza się raz w roku, przeważnie). Ale co do wygody w użytkowaniu SAP w przypadku inwentaryzacji to zgadzam się w 100% – proces ten nie jest w ogóle przyjazny dla użytkownika. W EWM za to jest bomba!! Cudo!! W tym roku pierwszy raz przeżyłem inwenturę w EWM i naprawdę jest bez porównania 😉
      P. S. dzięki za Twoje komentarze. Z chęcią rozwinąłbym temat tej inwentury, gdybyś dostarczył jakieś printscreeny – moglibyśmy posłużyć się forum dostępnym na tej stronie 😉

  2. Świetny artykuł! Oby więcej takich 🙂
    Co w przypadku, kiedy mam w opcjach zaznaczone “Automatyczne wyświetlanie rozszerzonego wyszukiwania”, a mimo to jedyne co pojawia się w podpowiedziach to historia wpisywanych danych? To znaczy, że mój Administrator nie skonfigurował odpowiednio systemu w celu wprowadzenia tego dobrodziejstwa? 😉

    1. Cześć! Dziękuje za miły komentarz – jestem mile zaskoczony, bo nie spodziewałem się, że w ogóle ktoś ten tekst przeczytał a tu taki pełen entuzjazmu komentarz – dzięki. Odnośnie pytania to tutaj znajdziesz więcej na ten temat: https://help.sap.com/viewer/ec1c9c8191b74de98feb94001a95dd76/7.4.19/en-US/cf21ee38446011d189700000e8322d00.html
      Aby móc zaimplementować funkcję rozszerzonego wyszukiwania, SAP musi pracować na bazie danych SAP HANA. Wersja SAP GUI nie powinna być starsza niż 7.30 (z 6 poprawką) – ja pracuję na 7.40. Wyszukiwanie działa tylko dla GUI używanego z systemem windows (jest odpowiednia nota SAP: 1861491). A tutaj dodatkowo znajdziesz jak powinna wyglądać konfiguracja tego dobrodziejstwa (to jest jedno z wielu źródeł dostępnych w sieci): https://youtu.be/JpcclYR4wmg
      Podkreślę, że moja wiedza odnośnie opcji wyszukiwania opiera się tylko i wyłącznie na teorii (w praktyce po prostu tego używam, bo mam szczęście taką opcję posiadać). Jeśli napisałem coś źle – niech mnie ktoś poprawi.

      1. Cześć,
        Dzięki za wyczerpującą odpowiedź, jednak już w pierwszym zdaniu pojawiło się rozwiązanie – SAP HANA 😉
        Obecnie w naszej firmie coś słychać o jej wdrożeniu, ale co, gdzie i kiedy jeszcze nie wiadomo.
        No cóż, muszę jeszcze trochę na to poczekać. A szkoda, bo fajnie to wygląda 😉

      2. Ważne aby nie mylić pojęć SAP S/4 HANA z pojęciem (po prostu) HANA. SAP S/4 HANA to jest system, kolejna nowsza wersja systemu SAP. Samo HANA (bez S/4) natomiast to nie jest system tylko baza danych, z którą może pracować Twój system SAP ERP już teraz. Być może pracujesz na bazie danych HANA a mowa była o wdrożeniu systemu SAP S/4 HANA w przyszłości. Musiałbyś to sprawdzić, być może rozszerzone wyszukiwanie jest w zasięgu ręki. Co do definicji HANA – brzmi to zawile, sam jeszcze niedawno miałem poważny problem ze zrozumieniem tego.

      3. Raczej nie 😉
        Gdybyśmy mieli chociaż serwer, to raporty kręciłyby się dużo szybciej. Ostatnio był u nas poruszany temat wydajności i znowu była wzmianka o “przymierzaniu się” do HANY.
        Póki co skorzystałem z innego udogodnienia – wyłączenia historii danych. Boże, jak to pomaga przy wprowadzaniu stanów magazynowych po inwentaryzacji 😀
        Dzięki ponownie! 🙂 Sam bym pewnie tego szukał dłużej niż kręcą się u nas niektóre raporty 🙂

      4. Dokładnie! Skąd ja to znam? Podczas wprowadzania danych do inwentaryzacji ludzie powprowadzali takie bzdury, że trzeba było uruchomić drugi etap tylko dla wyjaśniania tych błędów. Mieliśmy jedno miejsce w SAP, w którym składowane było około 1.500 indeksów i tutaj historia nas zabiła 😉
        Co do raportów, to też miałem taki problem, że czekałem pół dnia zanim system wywali mi błąd o niepowodzeniu 😉 zostawiałem kompa włączonego na noc i rano miałem gotowy raport (jeśli nie straciłem połączenia).
        Dobra opcja jest zaplanowanie raportu w tle – też fajny bajer. Po prostu przychodzisz rano i masz raport na drukarce lub kompie. Ale nie ma co ukrywać, to nie to samo co HANA. Po podpięciu SAP do bazy HANA, praca stała się naprawdę przyjemna, praktycznie każdy raport w krótką chwilę + te bajeranckie rozszerzone wyszukiwanie.

Zostaw komentarz

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.